Prioritizarea. Cum reusesc sa-mi duc la bun sfarsit toate sarcinile

prioritizarea sau cum sa-ti duci la bun sfarsit toate treburile

Am ratat intotdeauna multe lucruri importante pentru ca eram prea ocupata. Ocupata cu a fi ocupata. Sunt si acum, insa am descoperit o arma care ma ajuta sa ma organizez chiar si atunci cand sunt coplesita de treburi. Acum pot sa fac loc in viata mea oricaror activitati care sunt importante pentru mine.

”Cheia este nu a prioritiza ce este in programul tau, ci a-ti programa prioritatile.” (Stephen Covey)

Sunt maniaca in a-mi urmari obiectivele cu seriozitate maxima. Sunt convinsa ca doar muncind zilnic pentru visele mele voi reusi sa le vad implinite. Mereu am facut o prioritate din ele. Insa sunt foarte atenta la detalii si am un mare talent in a complica lucrurile – iar de aici nevoia de simplificare a tuturor aspectelor vietii. In acest fel, distragerile pentru mine sunt mai multe decat pentru altii. Inainte de a descoperi aceasta metoda salvatoare mi se parea ca tot timpul intervine ceva urgent de facut. Cum proiectele mele de viitor sunt cu bataie lunga, mi se parea firesc sa le aman pentru a rezolva treburile urgente. Dar tot timpul se iveau mai multe distrageri si treburi marunte, iar eu aveam tendinta sa rezolv ce e usor si rapid mai intai. Simteam ca pot sa ma concentrez mai bine asupra acelui lucru important dupa ce stiu ca nu mai am alte probleme care asteapta sa fie rezolvate. Insa rareori imi mai ramanea timp pentru proiectele mele. Le amanam mereu. Si asa au trecut ani. Cu cat trecea mai mult timp, cu atat mai frustrata deveneam. Progresele mele erau infime, iar visul meu departe.

Cum reusim oare sa lasam deoparte ce este cel mai important pentru noi? De ce ne lasam furati de mirajul tehnologiilor moderne si nu vedem ca dincolo de avantaje, ele ne acapareaza viata? Eu sunt prima care sustine ca toata tehnologia care ne inconjoara este un dar nepretuit si trebuie s-o folosim. Insa cu moderatie, cu control si in mod programat. Altfel, riscam sa traim mai mult o viata virtuala decat una reala. Si cel mai grav: nu ne va ramane timp si energie pentru cele mai importante proiecte ale noastre. Cum reusesc unii sa rezolve o multime de treburi pe parcursul unei zile, iar altii nici macar doua-trei?

Raspunsul este prioritizarea. Ca sa poti rezolva cat mai multe treburi intr-un anumit interval de timp, trebuie sa te gandesti ce este cel mai important pentru tine. Exista patru tipuri de activitati si este de preferat sa le faci in ordinea urmatoare.

  1. Treburi foarte importante, dar nu urgente. Pentru tine asta poate insemna sa petreci timp de calitate impreuna cu familia si cei dragi. Sau ar putea insemna sa citesti, sa faci sport, sa lucrezi la un proiect pe termen lung, sau orice este esential pentru tine. Aceste activitati sunt foarte importante pentru noi, dar de cele mai multe ori nu reusim sa le facem pentru ca ”suntem prea ocupati”. Ca sa fii sigur ca le duci la bun sfarsit, rezolva-le la inceputul zilei. Ele iti ofera implinire sufleteasca, progres vizibil in plan real si energie pentru tot restul zilei.
  2. Treburi urgente si importante. Pot fi probleme de sanatate ale tale sau ale cuiva drag. Ori un telefon urgent de la serviciu sau o defectiune la o instalatie din casa. In general sunt activitati pe care nu le programezi. E bine sa ai un timp alocat pentru situatii de acest gen care se pot ivi, pentru a nu-ti da programul peste cap si a-ti consuma din timpul in care vrei sa rezolvi treburile foarte importante. Daca esti prevazator si reusesti sa anticipezi astfel de probleme, poti sa le eviti pe unele si sa reduci astfel timpul rezolvarii lor.
  3. Treburi urgente, dar neimportante. Acestea pot fi facturi de platit, de spalat masina, de facut curatenie generala, de rezervat bilete de vacanta si multe altele. Toate acestea pot parea mai urgente si mai importante decat sunt. Cei care tin la ordine, disciplina si programare – cum sunt eu – ar putea scrie la nesfarsit liste ”de facut”, care sunt constant invadate de astfel de treburi. In absenta prioritizarii, este o cursa fara sfarsit. Stiu asta pentru ca de acolo vin. Solutia este sa nu le treci pe lista decat in categoria a treia, careia ii apartin si sa le rezolvi in timpul programat de tine. Oamenii petrec cel mai mult timp cu activitati din categoriile 2 si 3. Insa daca esti atent, poti castiga timp. Pe unele le poti automatiza (poti plati facturile prin online banking), iar pe altele le poti rezolva in timpi morti intre alte activitati (speli masina in timp ce iti astepti copilul de la ora de pian). Daca reusesti, deleaga o parte din ele altor membri ai familiei. Aceste activitati creeaza iluzia urgentei, insa nu sunt importante in obtinerea de rezultate sau in implinirea personala si profesionala.
  4. Treburi care nu sunt nici urgente, nici importante. Sunt activitati de genul privitului la televizor, navigarii pe internet, pe retele de socializare, barfit la telefon sau alte activitati ce tin de distractie. Sunt modalitati tentante de petrecere a timpului liber, dar nu ne aduc rezultate. In general apelam la ele cand suntem stresati si obositi, cautand fericirea. Dar uneori cand ne e greu si ne dam seama ca viata noastra nu evolueaza, ne simtim chiar nefericiti. Cu cat mai mult timp petrecem cu astfel de activitati, cu atat mai nefericiti suntem pe termen lung. Acestea au rolul lor, dar trebuie limitat timpul pe care il petrecem cu activitati care nu ne imbunatatesc realmente viata.

In functie de stilul tau de viata, poti sa mai schimbi ordinea acestor activitati. Daca e mai bine pentru tine, inverseaza ordinea intre prima categorie si a doua, insa nu rezolva niciodata treburile din ultima categorie inaintea celorlalte. Pe ele le rezolvi la sfarsitul zilei intotdeauna. Daca nu-ti ramane timp, nu e nici o problema daca le amani sau nu le mai faci niciodata. Alergand sa prinzi toti iepurii, vei fi fericit daca vei ramane cu unul.

Poate ti se pare simplista abordarea si crezi ca functioneaza doar in cazul in care ai 3-4 activitati pe parcursul unei zile. Daca esti o mama foarte ocupata, cu copii mici, serviciu, casa si mai vrei sa ai grija si de tine, cu siguranta ca ai extrem de putin timp liber. Te intrebi probabil cum duci la bun sfarsit toate treburile cand esti foarte ocupata.

Foloseste in primul rand aceasta metoda si grupeaza-ti multele activitati zilnice in cele patru categorii. Apoi prioritizeaza inca o data. De exemplu, in prima categorie, daca ai 3 activitati importante, dar nu urgente, alege una care este cea mai importanta si cu care sa incepi. Daca iti e greu sa te hotarasti ce e mai important pentru tine, mai ai o solutie.

Analizeaza acele activitati cu ajutorul principiului Pareto. Adica gandeste-te care sunt 20% din activitatile tale care iti aduc 80% din rezultate, din satisfactie, din progres. In acest fel poti fi sigura ca alegi corect. Daca vreuna din activitati nu mai are loc in programul tau, ea nu va fi cea mai importanta si poti s-o amani pentru a doua zi sau pentru sfarsitul saptamanii. Cu cat esti mai ocupat, cu atat mai important este sa-ti programezi activitatile si ordinea lor, preferabil cu o seara inainte.

De cand am desoperit prioritizarea, viata mea s-a schimbat mult in bine. In primul rand reusesc sa fac mai multe treburi intr-un anumit interval de timp, prin simplul fapt ca imi organizez activitatile si mi le programez. Apoi nu mai am tendinta sa aman ce e important sau sa fac totul intr-un ritm lent. Incepand ziua cu ce e important, am sentimentul ca fiecare zi este un pas inainte spre obiectivele mele. Si este. Asta imi da satisfactie si energie mentala pentru tot restul zilei. In al treilea rand s-a schimbat ordinea in care rezolv treburile. Nu mai incep neaparat cu ce e rapid si usor. Stiu ca pot face aceste activitati si mai tarziu, pentru ca le consider urgente, dar mai putin importante. De foarte multe ori fac curatenie la 9 seara sau calc la 10 seara (in timp ce ascult in casti materiale informative, sau carti audio). Cine aude despre programul meu ma considera o ciudata, dar asta chiar nu are importanta. Ceea ce conteaza este ca fac progrese spre atingerea viselor mele, ca imi incep ziua plina de energie facand munca ce conteaza, ca fac de doua ori mai multe treburi decat pana acum si ca la sfarsitul zilei sunt implinita.

Prioritizarea este un obicei care necesita doar cateva minute din timpul tau. Cel mai eficient folosite minute. In scurt timp te vei obisnui sa prioritizezi orice. In cazul activitatilor zilnice, recompensa va fi faptul ca iti duci la bun sfarsit treburile importante, iar in urma ta se vad rezultate.

Oricat de placut ar fi sa te joci pe calculator sau sa privesti la televizor, aceste activitati nu iti aduc beneficii suficient de mari in plan practic. Cu unele exceptii, ele intra in categoria distragerilor. Sunt utile doar unele emisiuni sau informatii pe care le gasesti pe internet, iar pentru asta trebuie sa sti ce e bun si important pentru tine. Daca nu esti selectiv si nu iti programezi foarte bine timpul, ajungi sa-ti irosesti viata in fata televizorului, iar in urma ta nu se va vedea vreo evolutie de la un an la altul. Cert este ca nu ai vreun progres real in directia obiectivelor tale cat timp nu actionezi in mod organizat pentru a le indeplini.

Incearca sa te detasezi si sa privesti situatia in ansamblu: in timp a crescut numarul posturilor tv, al paginilor web, al jocurilor si al modurilor de distractie disponibile. Din aceasta cauza am si ajuns sa avem tot mai putin ”timp liber” la dispozitie, spre deosebire de generatiile parintilor sau bunicilor nostri. In acest ritm, numarul lor va creste in continuare si competitia pentru captarea atentiei oamenilor va fi din ce in ce mai mare. Daca incercam sa tinem pasul cu ele si sa le acordam tuturor atentie, cat timp liber ne va mai ramane peste 10-20 de ani cand vom avea poate de ales din 1000-2000 de posturi tv, miliarde de site-uri, milioane de jocuri?

Repet: nu poti sa stii totul vreodata. Daca vrei sa mai ai o viata, daca vrei sa realizezi ceva, sa traiesti asa cum iti doresti si sa-ti atingi obiectivele, trebuie sa te organizezi incat sa duci la bun sfarsit cele mai importante treburi pentru tine.

La ce ne foloseste sa traim confortabil, alegand doar activitati foarte placute, daca la sfarsitul zilei suntem frustrati ca nu avem rezultate, ca nu suntem impliniti si ca viata noastra nu este asa cum ne-o dorim? Tu cu ce activitati iti ocupi cea mai mare parte a timpului?

Sursa foto

CITESTE SI:

80/20 sau principiul Pareto

4 metode pentru a-ti organiza mai bine timpul

Managementul timpului in viata reala – exercitiu si studiu de caz

8 trucuri pentru a fi mai productiv daca ai obiceiul sa amani

Strategia cu care sa faci din acest an cel mai bun an al tau de pana acum

2 thoughts on “Prioritizarea. Cum reusesc sa-mi duc la bun sfarsit toate sarcinile

  1. buna iti multumesc ptr acest articol este bestial il caut de atita timp..in sfirsit am inteles ,,,mare parte din timpul meu este tv seriale net..e ca o .(himnotizare),, cind am atitea de facut…si ramaneam fara timp .. si incercam sa intuiesc sistemul asta si nu reuseam….este extraordinar….iti doresc succes si multumes multttt ..mario spania

    • Sunt foarte fericita sa pot ajuta.
      Si eu eram la fel pana acum 1-2 ani: viata mea era plina de distrageri si sufeream pentru ca aveam vise mari si frumoase, dar in plan practic nu se misca nimic in directia lor. Procesul de imbunatatire a organizarii timpului continua si astazi, listele mele ”to do” se ajusteaza saptamanal si lunar, in functie de nevoi sau de eventualele schimbari ale stilului de viata. Insa acum traiesc mai dinamic, mai bine si pot sa-mi fac timp si pentru hobby-uri, cum ar fi scrierea acestui blog.
      Daca nu l-ai citit inca, te poate ajuta si articolul ”Programeaza-ti viitorul” – http://inimafericita.wordpress.com/2014/01/05/programeaza-ti-viitorul/
      Planuiesc sa scriu mai multe articole despre managementul timpului, studiez aceasta tema, deci daca te intereseaza, te astept sa revii in viitorul apropiat pe blog.
      Iti multumesc mult pentru comentariu. Mult succes in dezvoltarea ta! 🙂

Lasa un comentariu cu parerea ta