4 metode pentru a-ti organiza mai bine timpul

metode de organizarea timpului

Timpul este una din cele mai importante resurse si e neregenerabila. Ca si munca, timpul este unul din pilonii succesului. Absolut toti oamenii care reusesc in viata au invatat sa-si organizeze bine timpul si absolut toti oamenii care nu au succes isi irosesc timpul cu activitati ce nu le folosesc. Cine vrea sa duca la bun sfarsit ceea ce conteaza pentru el si ce este cu adevarat important, trebuie sa inceteze ”sa fie ocupat cu a avea treaba”.

Dintotdeauna m-am plans ca nu imi ajunge timpul liber. Ani de zile m-am plans fara sa fac ceva in sensul asta. Treptat am inceput sa citesc materiale si carti despre managementul timpului, iar dupa o vreme lucrurile au inceput sa se imbunatateasca. Am invatat sa-mi organizez timpul mult mai bine si sa ajung sa fac loc in programul meu unor activitati care pana atunci ramaneau pe dinafara.

Poate ca si tu ai proiecte amanate; ti se pare ca nu iti ajunge timpul pentru toate treburile pe care le ai de facut; iti propui sa faci ceva dar nu reusesti pentru ca intervine mereu altceva; vrei de mult sa te dedici unui proiect personal, dar nu poti sa-i gasesti timp in programul tau, deoarece ti se pare ca ai intotdeauna alte treburi mai importante de facut; ai obiceiul sa amani. Daca te regasesti in una sau mai multe din aceste situatii, trebuie sa citesti in continuare si sa inveti sa-ti organizezi timpul.

De ce este important sa ne organizam timpul

Cand ai un proiect important trebuie sa eliberezi timp pentru a te ocupa de el. Este nevoie de intervale de cel putin 90 de minute in care sa facem doar acel lucru. Astfel avem timp sa ne gandim la problemele pe care le implica si sa ne concentram pentru a veni cu solutii si strategii bune. Unui om normal ii trebuie un timp variabil pentru a se deconecta de zgomotul exterior si a intra in stare creativa. Doar asa poate petrece suficient timp cu problema lui si poate crea ceva de valoare. Altfel, va bate pasul pe loc nestiind de ce.

Cand nu putem sa ne alocam macar 90 de minute pe zi pentru munca neintrerupta, atunci trebuie sa incercam sa il avem macar din doua in doua zile, de doua ori pe saptamana, sau o data pe saptamana, in functie de programul si nevoile fiecaruia. Este important sa lucram concentrati si putem face asta alocandu-ne intervale de timp suficient de mari, incat sa reusim sa patrundem in profunzimea proiectului la care lucram. Aceasta se poate realiza doar daca ne organizam timpul, incat sa nu ne distraga nimic de la munca noastra.

Cu ce trebuie sa incepi cand vrei sa-ti organizezi mai bine timpul. Tiparul general

Poate fi vorba atat de organizarea timpului liber, cat si de organizarea timpului petrecut la serviciu. Tiparul este asemanator, difera doar activitatile si timpul disponibil pentru ele. Este de preferat sa scrii pe hartie sau intr-un dispozitiv electronic atunci cand parcurgi etapele urmatoare.

  1. Iti stabilesti obiectivele mari pentru urmatoarea perioada (jumatate de an, un an sau mai multi ani). Trebuie sa sti catre ce te indrepti pentru a putea elabora un plan de actiune pentru viitor.
  2. Iti stabilesti obiective mici – lunare, iar apoi altele si mai mici – saptamanale; ele sunt de fapt pasii ce te duc spre indeplinirea obiectivelor mari. Prin asta ai deja scheletul planului de viitor, adica sti care sunt treptele care te duc spre indeplinirea obiectivelor tale. Mai concret, in aceasta etapa iti imparti fiecare obiectiv mare pe care vrei sa-l indeplinesti in viitor in obiective mai mici, adica in sarcini mai mici. Este si o strategie buna care te incurajeaza sa mergi inainte fara sa amani; intotdeauna o sarcina mare ne sperie, in timp ce una mai mica ni se pare mai usoara si tindem sa o incepem mai repede.
  3. Te gandesti care sunt activitatile zilnice pe care le ai de facut pentru indeplinirea obiectivelor saptamanale si lunare. De exemplu, daca proiectul tau e sa scrii o carte, poate vei vrea sa scrii zilnic 2000 de cuvinte.
  4. Identifica 3-5 treburi zilnice obligatorii si urgente pe care le ai de facut in mod constant. Aici intra indatoririle tale casnice si familiale: timpul petrecut cu copiii si familia, gatit, curatenie, plimbat cainele, etc.
  5. Stabilesti cat timp ai la dispozitie zilnic. Daca este vorba de timpul liber, te gandesti cate ore iti raman la dispozitie dupa serviciu. Daca e vorba despre organizarea timpului la serviciu, te gandesti cate ore iti raman in care poti sa-ti planifici singur activitatile, dupa ce ai rezolvat treburi impuse, sau care au o ora fixa si nu depind neaparat de tine.
  6. Aloci un interval de timp fiecarei activitati, dupa modelele prezentate mai jos.
  7. Faci o lista cu activitati mai putin importante si/sau urgente, dar necesare pe termen lung. De exemplu: gandire strategica, planificare, innoirea listelor ”to do” (de facut), statistici, analiza a punctelor critice si a punctelor cheie, verificarea periodica a eficientei si a productivitatii sau a rezultatelor obtinute, etc. Acestea sunt activitati pe care vrei sa le faci o data pe saptamana, sau pe unele o data pe luna si pentru care vei elibera timp din plusul de timp liber de la sfarsitul saptamanii. (Da, sfarsitul de saptamana nu inseamna doar relaxare si distractie, ci si munca. Munca ce conteaza.)

Prioritizarea este cheia

In articolul despre prioritizare am stabilit ca putem imparti activitatile noastre zilnice in patru categorii in ordinea prioritatilor:

  • Treburi foarte importante, dar nu urgente
  • Treburi urgente si importante
  • Treburi urgente, dar neimportante
  • Treburi care nu sunt nici urgente, nici importante

Daca nu prioritizam activitatile, ni se pare ca nu avem timp pentru ce ne-am dori sa facem. Problema este ca suntem ocupati cu nimicuri. Trebuie sa analizam cu atentie si sa notam care sunt activitatile noastre intr-o zi si intr-o saptamana. Dupa ce le-am scris trebuie sa ne punem urmatoarele intrebari legate de fiecare activitate:

  • cat e de importanta?
  • cat e de urgenta?
  • ma ajuta sa-mi ating unul din cele mai importante trei obiective (preferabil pe primul)?
  • imi scurteaza drumul spre obiectivele mele?
  • imi aduce mai multa fericire?
  • imi imbunatateste sanatatea sau dauneaza sanatatii? (de exemplu lipsa celor 6-8 ore de somn pe noapte)
  • imi aduce mai multi bani?
  • imi imbunatateste relatiile sentimentale, de familie si de prietenie, sau le afecteaza?
  • ma ajuta sa evoluez in plan spiritual sau ma blocheaza? etc.

Vei vedea ca prioritizarea este esentiala in fiecare din metodele urmatoare de organizare a timpului. Este bine ca atunci cand iti prioritizezi activitatile, sa folosesti si principiul Pareto, care spune ca 80% din rezultate se obtin cu 20% din resurse. Ce ai de facut este sa te gandesti care sunt activitatile care iti aduc cele mai mari beneficii, mai ales pe termen lung. Cu ele ar trebui sa-ti incepi ziua, caci sunt extrem de importante, chiar daca nu urgente.

4 metode pentru organizarea timpului

  1. Metoda 1: un singur proiect. Pentru o perioada de cateva luni sau un an iti vei dedica tot timpul (liber sau, dupa caz, cel de la serviciu) unui singur proiect, obiectiv sau scop. Vei alege ce e mai important pentru tine si te dedici in intregime acelui obiectiv. Toti oamenii de succes sunt de acord ca este cea mai buna varianta de a te concentra la maxim si de a avea rezultate remarcabile. Ei sustin ca nimic nu te ajuta mai mult decat a fi implicat suta la suta intr-un singur proiect. In acest fel ai timp suficient si mai putine distrageri.
  2. Metoda 2: impartirea procentuala a timpului. Presupune sa-ti prioritizezi activitatile si cand ii aloci fiecareia un interval de timp, sa-i acorzi celei mai importante 40% din timpul disponibil, urmatoarei 30%, apoi 20% si 10%. Daca ai la dispozitie 5 ore, cea mai importanta activitate va beneficia de 2 ore, urmatoarea ca importanta de 1 ora si jumatate, apoi 1 ora, respectiv jumatate de ora cea mai putin importanta. Procentele in cazul tau pot fi altele, acesta este doar un exemplu. In plus, poate ca tu ai de facut doar trei activitati, sau chiar mai multe. In general se aplica treburilor foarte importante, dar nu urgente, ce tin de proiecte extinse in timp. Metoda se potriveste cel mai bine in organizarea timpului la serviciu. De exemplu, ordinea activitatilor unui manager sau antreprenor ar putea fi: 1) imbunatatirea relatiilor cu clientii si cresterea numarului lor, 2) sporirea calitatii produselor si serviciilor, 3) cresterea eficientei productiei, 4) conservarea resurselor umane si tehnologice si imbunatatirea proceselor.
  3. Metoda 3: incepe cu ce e important. In acest caz trebuie sa rezolvi mai intai ce e urgent si important. Unii oameni sunt foarte ocupati, au multe treburi de rezolvat pe parcursul unei zile, majoritatea nu necesita mult timp, insa sunt urgente, sau importante sau ambele. Aici trebuie sa fii flexibil; incepi cu ce e urgent, intercalat cu ce e important. Incerci sa fixezi in timp activitatile importante, dar trebuie sa jonglezi cu treburile scurte, pe care le vei strecura intre cele mari si importante. De exemplu poti spala masina sau te poti tunde cat timp copilul e la inot. Aceasta metoda este potrivita pentru mamicile cu copii mici, care de obicei sunt foarte ocupate. Este destul de greu sa ai un astfel de program si ar fi bine ca el sa dureze maxim cativa ani, deoarece este epuizant. Vrem sa realizam cat mai multe treburi in timp cat mai scurt, dar daca ne afecteaza sanatatea, atunci nu putem vorbi de eficienta pe termen lung. Daca esti nevoit sa apelezi la aceasta metoda, reciteste articolul despre prioritizare si incearca sa delegi cat mai multe din treburile ultimelor doua categorii (urgente dar neimportante si pe cele care nu sunt nici urgente nici importante). Altfel s-ar putea sa nu-ti ajunga timpul pentru cate treburi ai de facut.
  4. Metoda 4: proiecte paralele. Daca esti ocupat, dar nu atat de mult ca o tanara mamica, ti se potriveste aceasta metoda. Unii oameni nu pot sa se ocupe de un singur proiect pentru o perioada lunga, deoarece sunt nevoiti sa lucreze in paralel la mai multe. Ei ar trebui sa aloce cate 2-3 zile pe saptamana unui singur proiect, apoi alte 2-3 zile altui proiect, in functie de cate obiective vor sa atinga in acelasi timp. Intotdeauna exista un proiect mai important decat altele, caruia e bine sa i se aloce un interval in plus in timpul liber de la sfarsit de saptamana. In acest caz nu se obtin randamente maxime in nici unul dintre proiecte pentru ca nu apuci sa te concentrezi. Risti sa nu poti da ce ai mai bun in tine si sa nu obtii rezultatele de care ai fi capabil. Varianta: te ocupi timp de o saptamana de un proiect, urmatoarea saptamana de altul si asa mai departe, apoi o iei de la capat.

Poti sa incerci pe rand fiecare dintre aceste metode si sa vezi care ti se potriveste mai bine, sau sa le adaptezi programului si obiectivelor tale si sa le imbunatatesti.

Important

Recompensele. La sfarsitul fiecarei zile sau pe parcursul ei ofera-ti recompense; ele sunt importante; vei simti ca faci ceva si pentru sufletul tau, nu doar munca. Ai grija ca pauzele scurte de 10-15 minute dintre activitati sa nu le umpli doar cu alte activitati. E bine ca recompensele sa fie ceva ce te relaxeaza sau te distreaza si mai putin a manca un desert, caci altfel risti sa ajungi la a transforma mancatul in obicei nesanatos si te vei ingrasa. In acele pauze sau la sfarsitul zilei poti asculta muzica, viziona un film (sau o parte dintr-un film, daca esti o persoana foarte ocupata), poti citi, te poti relaxa, sau ai putea sa te plimbi in parc. Important este sa fie obiceiuri bune, care te ajuta atat pe moment – sa simti ca te recompensezi pentru eforturile depuse, cat si pe termen lung.

Eficienta. Eficienta inseamna a realiza cat mai mult in timp cat mai scurt. Unii oameni sunt mai eficienti decat altii si acelasi om care realizeaza mai mult timp o activitate, dupa o vreme este mai eficient decat la inceput, pentru ca invata sa o faca mai repede. Dar cum ajungem sa fim tot mai eficienti si sa castigam timp prin asta? Pentru inceput ne punem intrebarea: cat ii ia unui om eficient sa indeplineasca aceasta sarcina si cat imi ia mie? Trebuie sa fii realist si sa estimezi corect pentru a sti de cat timp ai nevoie; altfel vei depasi intervalul pe care ti-l aloci si iti vei da peste cap programul. Apoi trebuie sa te straduiesti zilnic mai mult si sa te concentrezi in a termina sarcina respectiva in timp tot mai scurt decat cel alocat, pana cand te vei apropia de timpul in care ar rezolva acea sarcina un om eficient. Autodepasirea te va motiva pe viitor.

Daca ti se pare prea multa informatie, respira profund, relaxeaza-te si ia-o incet. Pentru inceput incearca sa fii doar atent la ce ai aflat nou, fara sa faci nimic. Daca esti interesat de subiect si vrei sa imbunatatesti felul in care iti organizezi timpul, dupa o perioada scurta vei sesiza ca mintea ta incepe sa te ajute. Ea singura va veni cu idei despre ce ai de facut pentru a avea mai mult timp liber. Te vei surprinde cautand deodata solutii pentru petrecerea timpului liber, sau gandindu-te sa-ti aloci zilnic 30 de minute pentru invatarea unei limbi straine. Orice mare realizare a inceput cu un gand mic si cu un prim pas.

Tu prin ce metode iti organizezi timpul?

Sursa foto