Cum sa-ti organizezi viata

Death_to_stock_communicate_hands_3

Totul tine de simplificare.

CITESTE SI:

Cum sa-ti setezi obiectivele pentru realizari maxime

8 trucuri pentru a fi mai productiv daca ai obiceiul sa amani

4 metode pentru a-ti organiza mai bine timpul

Ce este timpul?

ce este timpul

Am putea lua orice carte de filozofie si am afla foarte multe raspunsuri la aceasta intrebare, pentru ca timpul este una din principalele preocupari ale filozofilor din toate timpurile. Dar eu nu vreau sa aflu parerea lor, ci a ta. Intrebarea este: ce e timpul pentru tine? Ce simti cand auzi acest cuvant? Cu ce il asociezi?

Ai un sentiment de liniste, de implinire si de relaxare? Te simti energizat? Sau dimpotriva, simti o mare presiune, deoarece timpul nu iti ajunge niciodata? Cu alte cuvinte, care este relatia ta cu timpul? Iti este prieten sau dusman?

Daca iti e greu sa raspunzi, ai in continuare si alte intrebari ajutatoare, care ar trebui sa scoata la lumina raspunsul la intrebarea principala din titlu.

Ce fac cu timpul meu in fiecare zi?

Il folosesc spre beneficiul meu pe termen lung, sau doar pentru nevoi de moment si distractie?

Timpul se scurge in folosul meu?

Cat de mult timp imi consuma distragerile?

Aloc suficient timp lucrurilor si oamenilor care ma fac cu adevarat fericit?

Am un timp al meu cu mine, in care sa nu fac nimic, doar sa fiu?

In ce masura folosesc timpul pentru a deveni, a trai, a simti – nu doar pentru a dobandi si a realiza?

Ce efect are fiecare ora a zilei asupra vietii mele? As putea nota rezultatul obtinut la sfarsitul fiecarei ore ca fiind un pas inainte spre o viata mai frumoasa?

Sau macar activitatea cu care am ales sa-mi umplu oricare dintre ore imi aduce satisfactie maxima? Contribuie ea la implinirea mea in unul din planurile importante ale vietii: fizic, emotional, social, spiritual?

”Problema este ca tu crezi ca ai timp.” (Buddha)

Implinirea o resimtim si pe moment, dar e la fel de important ce vom simti la batranete: cat de implinita a fost viata noastra. Principalele regrete ale oamenilor pe patul de moarte nu sunt legate de bani, de faptul ca nu au acumulat suficient, ci de familie si de satisfactia personala. Regretele lor sunt ca nu au petrecut suficient timp cu cei dragi, sau ca nu si-au acordat suficient timp pentru ei insisi, pentru a savura viata, a trai clipa, a se bucura de ceea ce au.

Traiesc in prezent, in trecut sau in viitor?

Eu am trait intotdeauna in viitor mai mult decat in prezent, vizualizandu-mi obiectivele atinse si concentrandu-ma mai mult la ce va fi, decat la ce traiesc acum. Mereu sunt evenimente importante din trecut pe care mi le amintesc vag, detalii pe care le-am uitat, pentru ca atunci cand s-au intamplat eu nu eram prezenta suta la suta in viata mea. Ea se derula cu prezenta mea fizica, iar mintea imi era in viitor. Din pacate uit sa ma bucur de viata, de natura, de mine, sa ma relaxez mai mult si mai des, sa ma las cucerita de posibilitatile prezentului in loc sa vanez doar sansele viitorului. Avem o singura viata si timpul e limitat. Trebuie sa-l folosim pentru fericirea noastra.

Traind prea mult in viitor, nu suntem atenti la evenimentele prin care trecem, la oameni si mai ales la oportunitati. Devenim frustrati de faptul ca viata mult dorita nu se arata. In asteptarea unui viitor luminos ratam sansele cele mai mari de a ne construi acel viitor, deoarece nu le vedem. Nu avem timp sa le vedem. Suntem ocupati cu proiectarea viitorului. Ne grabim spre el pentru ca va fi mai bun, dar ratam clipa. Unde oare ne grabim?

Daca in schimb traim mai mult in trecut si ne hranim cu amintiri, la fel nu vedem nimic din acest prezent, ni se pare sters fata de ceea ce era candva, o epoca de glorie apusa, o iubire stinsa, sau oameni si relatii care nu mai sunt. Vreau sa traiesc intr-un timp mort, sau sa-mi dau sansa la viata si la noi posibilitati?

Oamenii care traiesc in prezent sunt cei mai fericiti si mai impliniti. Ei stiu ca traind in prezent pot vindeca trecutul si ca viitorul isi are radacinile in ziua de azi. Mai precis, in ceea ce fac azi cu timpul lor.

Tu in ce moment traiesti? Si in ce masura timpul serveste scopurilor si valorilor tale?

Sursa foto

Managementul timpului in viata reala – exercitiu si studiu de caz

managementul timpului exercitiu 4

Incepem sa vorbim despre metode noi de management al timpului si de o abordare echilibrata a eficientei. Organizarea timpului este una din preocuparile mele principale, deoarece am tendinta sa aman, sa ma pierd in amanunte si sa ma blochez in faza de planificare. De aceea, la articolele despre managementul timpului imi iau un loc in primul rand si invat sa imi folosesc cat mai bine timpul.

Voi aduna in aceste articole informatii pretioase de la experti in domeniu, dar si exemple din viata reala. Teoriile nu au nici o valoare daca nu le gasim aplicabilitatea in practica. Pe de alta parte, nu este nevoie sa irosim timp cautand solutii pe care altii le-au gasit deja. Trebuie doar sa le preluam si sa le adaptam nevoilor noastre.

Studiu de caz

Laura Vanderkam este o tanara mamica a doi copii, care lucreaza de acasa. Cu siguranta ca femeile ca ea sunt unele dintre cele mai ocupate persoane, ele trebuind sa indeplineasca zilnic o multime de treburi, unele mai mari, altele mai mici, cele mai multe urgente si toate importante. O mama care lucreaza are si o multime de roluri pe care trebuie sa le indeplineasca in familie, la serviciu si in societate. Presiunea la care sunt supuse aceste femei este uriasa si au mare nevoie de sprijin din partea familiei. Daca situatia se prelungeste timp de mai multi ani, ele ajung sa aiba probleme de sanatate din cauza epuizarii si a stresului.

Laura este jurnalista la CBS, autoarea blogului lauravanderkam.com si a cartii ”168 Hours”. Ea ne impartaseste programul ei zilnic pe parcursul unei saptamani, asa cum l-a notat atunci cand a facut un experiment public impreuna cu cititorii ei, in scopul de a observa unde se pierde si se poate castiga timp liber. Ziua de luni la ea arata in felul urmator:

6 – Laura se trezeste

6-6:30 – isi hraneste bebelusul

6:30-8 – se joaca impreuna cu copiii si ii imbraca

8-8:45 – intervalul in care alearga

8:45-8:55 – face cafea si se pregateste pentru munca

8:55-10:15 – scrie (pentru serviciu)

10:15-10:25 – face dus

10:25-11:05 – raspunde la emailuri si scrie un articol pentru blogul personal

11:05-11:20 – isi hraneste bebelusul

11:20-13:20 – pleaca de acasa si participa la o activitate de voluntariat 

13:20-13:40 – se ocupa de emailuri

13:40-15:15 – scrie un eseu (pentru serviciu sau pentru un proiect personal)

15:15-15:25 – emailuri/Facebook/Twitter (contactul cu cititorii)

15:25-15:45 – comanda online cosul cu alimente

15:45-16 – emailuri/Facebook/Twitter

16-16:30 – isi hraneste bebelusul

16:30-16:50 – parcurge cateva emailuri

16:50-17 – printeaza un formular

17-17:10 – emailuri

17:10-17:45 – merge la un birou de curierat impreuna cu baiatul cel mare

17:45-17:55 – isi hraneste bebelusul pentru cina si goleste masina de spalat vase

 17:55-18:50 – se joaca impreuna cu copiii, raspunde la cateva emailuri si ii serveste cina baiatului cel mare

18:50-19:50 – toata familia merge la locul de joaca

19:50-20:10 – hraneste bebelusul si il pune la culcare in timp ce sotul pregateste cina

20:10-20:30 – cina impreuna cu sotul

20:30-21 – email/Facebook/Twitter

21-22 – incearca sa il culce pe baiatul cel mare, in timp ce bebelusul se trezeste plangand; il alapteaza si le citeste povesti copiilor, etc.

22-22:30 – se ocupa de emailurile de la serviciu

22:30-23 – petrece timp impreuna cu sotul

23 – somn

In acest articol al Laurei gasim si programul ei din urmatoarele zile ale saptamanii. Ea noteaza si cateva observatii importante: ca tinerea unui jurnal de acest fel o ajuta sa se concentreze pe ceea ce e important pentru ea si ca are doua intervale de timp pe parcursul zilei cand este foarte eficienta si productiva, iar in acele intervale este bine sa-si programeze activitati ce necesita concentrare. Ea analizeaza felul in care poate combina diferite activitati (de exemplu sa ia o cina linistita in timp ce baiatul cel mare se joaca, iar bebelusul doarme deja). Este constienta de faptul ca petrece mult timp pe retelele de socializare, dar asta tine de specificul muncii pe care o face. Dat fiind faptul ca scrie pentru cateva publicatii si castiga bani din asta, timpul petrecut astfel se justifica. Oricum, ea strecoara foarte bine aceste activitati online scurte intre treburile importante si mari cum ar fi scrisul (munca in sine), timpul petrecut cu familia, sau sportul si activitatile recreative.

Exista doua abordari ale managementului timpului: una mai veche, in care se presupune ca trebuie sa fim foarte eficienti si sa rezolvam cat mai multe treburi in timp cat mai scurt si alta mai noua, in care se pune accent pe satisfactia personala, pe implinire – in paralel cu a actiona eficient pentru indeplinirea scopurilor. Cu alte cuvinte, in zilele noastre s-a ajuns la un model de organizare a timpului care are in centru omul, sanatatea acestuia, sentimentul de implinire, latura familiala si sociala in egala masura cu obiectivele si cu rezultatele obtinute. Nu ne este de nici un folos atingerea celor mai mari tinte, daca o facem cu pretul sanatatii si al relatiilor sociale si familiale la care am fi nevoiti sa renuntam. Scopul cel mai mare este sa ne simtim impliniti, nu frustrati.

Aceasta este directia in care voi merge cu articolele despre managementul timpului. Sunt tot mai convinsa ca echilibrul este cheia implinirii personale si a succesului de orice fel, a sanatatii si a fericirii. De aceea voi cauta metodele care sa tina cont de nevoia noastra de echilibru si care sa ofere o oarecare flexibilitate omului de a alege singur ceea ce este important pentru el.

Exemplul de mai sus al Laurei Vanderkam poate parea un program care respecta vechea abordare a managementului timpului, deoarece este foarte incarcat. Insa nu este asa. Programul ei este foarte incarcat pentru ca se afla intr-o perioada a vietii ei in care are de indeplinit multe roluri solicitante, toate importante. La o analiza mai atenta putem observa ca viata ei este destul de echilibrata, desi este o persoana foarte ocupata. Are activitati care includ oamenii apropiati (se joaca impreuna cu copiii, petrece timp cu sotul), activitati care ii fac placere (munca ei – scrisul) si activitati care sa-i ofere satisfactie in plan personal (voluntariat), dar si preocupari sanatoase (sportul). In plus, foloseste foarte bine tehnologiile actuale pentru a-si usura viata, cum ar fi comanda online a alimentelor sau a altor obiecte. Se subintelege faptul ca are o bona care o ajuta cu copiii.

Noi cate activitati reusim sa facem intr-o zi? Dar mai ales cate dintre ele ne implinesc, ne echilibreaza si ne armonizeaza viata personala in timp ce ne conduc spre obiectivele noastre?

”Nu mai spune ca nu ai timp. Avem acelasi numar de ore pe zi ca Hellen Keller, Pasteur, Michelangelo, Maica Teresa, Leonardo Da Vinci, Thomas Jefferson sau Albert Einstein.” (H. Jackson Brown)

Exercitiu

Exercitiul urmator ne este dat tot de Laura Vanderkam. Ea a scris cartea de managementul timpului ”168 Hours”, in care ideea principala este aceea ca o saptamana are 168 de ore si ca toti dispunem de acelasi timp, nici mai mult, nici mai putin. Insa difera foarte mult modurile in care ne petrecem acel timp. Atunci cand isi prezinta cartea, ea isi indeamna audienta sa faca urmatorul exercitiu, pe care trebuie neaparat sa-l facem si noi.

Ia o foaie alba de hartie si priveste-o. Ea este saptamana viitoare pentru ca pe ea vei scrie tot programul tau din saptamana care va incepe luni. Priveste-o si observa ca acum este goala. Nu contine nimic pana in momentul in care o umpli cu activitati. Incepe sa scrii activitatile pe care le vei avea saptamana viitoare, pana cand vei insuma 168 de ore. Timpul trece si va fi umplut cu ceva. Incepe cu orele de somn, apoi cu cele de masa si cu cele in care ai un program fix sau impus de munca. Poti sa notezi mai intai zilele, iar apoi sa scrii numarul de ore alocat fiecarei activitati din fiecare zi; sau poti sa notezi totalul de ore alocate pentru o anumita activitate pe saptamana. Dupa ce termini cu activitatile vitale, treci la cele urgente si importante, apoi la cele importante, apoi la cele urgente, iar daca iti mai ramane timp, aloca-l activitatilor neimportante.

Fa acest exercitiu la sfarsitul fiecarei saptamani pentru saptamana care urmeaza. In acest fel te asiguri ca iti vei petrece timpul cu activitati care sunt importante pentru tine, pentru familia sau cariera ta si ca vei petrece cat mai putin timp cu orice altceva. In final te vei simti mai implinit ca oricand, nu doar pentru ca ti-ai crescut eficienta si ca realizezi mai multe lucruri in timp mai scurt, ci si pentru ca ai timp pentru ceea ce e important in viata ta.

Concluzia este ca toate activitatile cu care ne umplem timpul sunt decizii. In general luam aceste decizii pe moment, in functie de numerosii stimuli ce ne influenteaza si care concureaza pentru atentia noastra. Alteori activitatile noastre sunt rezultatul unor decizii pe care le-am luat in trecut si care se materializeaza acum.

Orele si minutele sunt alegeri. Sunt decizii care alcatuiesc viata noastra. Daca nu suntem multumiti de viata noastra, de rezultate si de felul in care ne petrecem timpul, putem ca treptat sa luam decizii tot mai bune. Cand ne dam seama de acest lucru, incepem sa privim timpul diferit. El este deodata aliat, nu dusman. Depinde de cum alegem sa-l petrecem.

A invata sa luam aceste decizii poate fi uneori dificil pentru ca ne vom confrunta cu indignarea si surprinderea unor oameni legata de schimbarile care se petrec cu viata noastra. Dar oamenii care ne iubesc ne dau libertatea sa ne transformam in ceea ce ne dorim. Si nu in ultimul rand sa alegem cum vrem sa ne petrecem timpul. Ne putem confrunta si cu noi insine pentru ca uneori opunem rezistenta la schimbare. Ne vor lipsi unele activitati placute, dar care nu ne aduceau rezultate. Ne va lua timp sa adoptam unele obiceiuri bune pe care ni le impunem. Ar putea fi nevoie la unii de schimbarea locului de munca, de renegocierea sarcinilor casnice, de asumarea unor riscuri, sau de a spune ”nu” acolo unde pana acum era ”da”.

Trebuie sa ramanem consecventi hotararii de a alege constient cu ce ne umplem timpul. Daca luam aceste decizii pe moment, vom fi distrasi de o multime de factori. In schimb, daca luam deciziile in avans si le scriem pe hartie, ne vom umple timpul cu activitatile care conteaza pentru noi. Vor fi decizii constiente. Si vor reflecta ceea ce ne dorim de la viata noastra, directia spre care ne indreptam si ceea ce este cel mai important pentru fiecare dintre noi.

Exercitiul de mai sus este unul foarte puternic;el ne face sa constientizam ca sta in puterea noastra sa eliberam timp pentru orice ne dorim sa facem. Noi ne umplem timpul, noi ne creem viata, nu altii. Asta inseamna putere – puterea de a alege. In acest moment milioane de oameni care nu constientizeaza acest lucru isi lasa timpul in voia altor oameni si in voia influentelor din exterior. Ei permit ca prietenii, rudele, colegii, televiziunea, retelele de socializare sa le dicteze ce decizii sa ia si cum sa-si petreaca timpul. Daca nu esti stapanul vietii tale, in scurt timp cineva se va oferi sa fie; daca nu esti stapanul timpului tau, se vor gasi oameni care iti vor spune cum sa-l petreci.

Tu esti stapanul vietii tale si al timpului tau?

Sursa: Laura Vanderkam, cbsnews.com

Sursa foto

4 metode pentru a-ti organiza mai bine timpul

metode de organizarea timpului

Timpul este una din cele mai importante resurse si e neregenerabila. Ca si munca, timpul este unul din pilonii succesului. Absolut toti oamenii care reusesc in viata au invatat sa-si organizeze bine timpul si absolut toti oamenii care nu au succes isi irosesc timpul cu activitati ce nu le folosesc. Cine vrea sa duca la bun sfarsit ceea ce conteaza pentru el si ce este cu adevarat important, trebuie sa inceteze ”sa fie ocupat cu a avea treaba”.

Dintotdeauna m-am plans ca nu imi ajunge timpul liber. Ani de zile m-am plans fara sa fac ceva in sensul asta. Treptat am inceput sa citesc materiale si carti despre managementul timpului, iar dupa o vreme lucrurile au inceput sa se imbunatateasca. Am invatat sa-mi organizez timpul mult mai bine si sa ajung sa fac loc in programul meu unor activitati care pana atunci ramaneau pe dinafara.

Poate ca si tu ai proiecte amanate; ti se pare ca nu iti ajunge timpul pentru toate treburile pe care le ai de facut; iti propui sa faci ceva dar nu reusesti pentru ca intervine mereu altceva; vrei de mult sa te dedici unui proiect personal, dar nu poti sa-i gasesti timp in programul tau, deoarece ti se pare ca ai intotdeauna alte treburi mai importante de facut; ai obiceiul sa amani. Daca te regasesti in una sau mai multe din aceste situatii, trebuie sa citesti in continuare si sa inveti sa-ti organizezi timpul.

De ce este important sa ne organizam timpul

Cand ai un proiect important trebuie sa eliberezi timp pentru a te ocupa de el. Este nevoie de intervale de cel putin 90 de minute in care sa facem doar acel lucru. Astfel avem timp sa ne gandim la problemele pe care le implica si sa ne concentram pentru a veni cu solutii si strategii bune. Unui om normal ii trebuie un timp variabil pentru a se deconecta de zgomotul exterior si a intra in stare creativa. Doar asa poate petrece suficient timp cu problema lui si poate crea ceva de valoare. Altfel, va bate pasul pe loc nestiind de ce.

Cand nu putem sa ne alocam macar 90 de minute pe zi pentru munca neintrerupta, atunci trebuie sa incercam sa il avem macar din doua in doua zile, de doua ori pe saptamana, sau o data pe saptamana, in functie de programul si nevoile fiecaruia. Este important sa lucram concentrati si putem face asta alocandu-ne intervale de timp suficient de mari, incat sa reusim sa patrundem in profunzimea proiectului la care lucram. Aceasta se poate realiza doar daca ne organizam timpul, incat sa nu ne distraga nimic de la munca noastra.

Cu ce trebuie sa incepi cand vrei sa-ti organizezi mai bine timpul. Tiparul general

Poate fi vorba atat de organizarea timpului liber, cat si de organizarea timpului petrecut la serviciu. Tiparul este asemanator, difera doar activitatile si timpul disponibil pentru ele. Este de preferat sa scrii pe hartie sau intr-un dispozitiv electronic atunci cand parcurgi etapele urmatoare.

  1. Iti stabilesti obiectivele mari pentru urmatoarea perioada (jumatate de an, un an sau mai multi ani). Trebuie sa sti catre ce te indrepti pentru a putea elabora un plan de actiune pentru viitor.
  2. Iti stabilesti obiective mici – lunare, iar apoi altele si mai mici – saptamanale; ele sunt de fapt pasii ce te duc spre indeplinirea obiectivelor mari. Prin asta ai deja scheletul planului de viitor, adica sti care sunt treptele care te duc spre indeplinirea obiectivelor tale. Mai concret, in aceasta etapa iti imparti fiecare obiectiv mare pe care vrei sa-l indeplinesti in viitor in obiective mai mici, adica in sarcini mai mici. Este si o strategie buna care te incurajeaza sa mergi inainte fara sa amani; intotdeauna o sarcina mare ne sperie, in timp ce una mai mica ni se pare mai usoara si tindem sa o incepem mai repede.
  3. Te gandesti care sunt activitatile zilnice pe care le ai de facut pentru indeplinirea obiectivelor saptamanale si lunare. De exemplu, daca proiectul tau e sa scrii o carte, poate vei vrea sa scrii zilnic 2000 de cuvinte.
  4. Identifica 3-5 treburi zilnice obligatorii si urgente pe care le ai de facut in mod constant. Aici intra indatoririle tale casnice si familiale: timpul petrecut cu copiii si familia, gatit, curatenie, plimbat cainele, etc.
  5. Stabilesti cat timp ai la dispozitie zilnic. Daca este vorba de timpul liber, te gandesti cate ore iti raman la dispozitie dupa serviciu. Daca e vorba despre organizarea timpului la serviciu, te gandesti cate ore iti raman in care poti sa-ti planifici singur activitatile, dupa ce ai rezolvat treburi impuse, sau care au o ora fixa si nu depind neaparat de tine.
  6. Aloci un interval de timp fiecarei activitati, dupa modelele prezentate mai jos.
  7. Faci o lista cu activitati mai putin importante si/sau urgente, dar necesare pe termen lung. De exemplu: gandire strategica, planificare, innoirea listelor ”to do” (de facut), statistici, analiza a punctelor critice si a punctelor cheie, verificarea periodica a eficientei si a productivitatii sau a rezultatelor obtinute, etc. Acestea sunt activitati pe care vrei sa le faci o data pe saptamana, sau pe unele o data pe luna si pentru care vei elibera timp din plusul de timp liber de la sfarsitul saptamanii. (Da, sfarsitul de saptamana nu inseamna doar relaxare si distractie, ci si munca. Munca ce conteaza.)

Prioritizarea este cheia

In articolul despre prioritizare am stabilit ca putem imparti activitatile noastre zilnice in patru categorii in ordinea prioritatilor:

  • Treburi foarte importante, dar nu urgente
  • Treburi urgente si importante
  • Treburi urgente, dar neimportante
  • Treburi care nu sunt nici urgente, nici importante

Daca nu prioritizam activitatile, ni se pare ca nu avem timp pentru ce ne-am dori sa facem. Problema este ca suntem ocupati cu nimicuri. Trebuie sa analizam cu atentie si sa notam care sunt activitatile noastre intr-o zi si intr-o saptamana. Dupa ce le-am scris trebuie sa ne punem urmatoarele intrebari legate de fiecare activitate:

  • cat e de importanta?
  • cat e de urgenta?
  • ma ajuta sa-mi ating unul din cele mai importante trei obiective (preferabil pe primul)?
  • imi scurteaza drumul spre obiectivele mele?
  • imi aduce mai multa fericire?
  • imi imbunatateste sanatatea sau dauneaza sanatatii? (de exemplu lipsa celor 6-8 ore de somn pe noapte)
  • imi aduce mai multi bani?
  • imi imbunatateste relatiile sentimentale, de familie si de prietenie, sau le afecteaza?
  • ma ajuta sa evoluez in plan spiritual sau ma blocheaza? etc.

Vei vedea ca prioritizarea este esentiala in fiecare din metodele urmatoare de organizare a timpului. Este bine ca atunci cand iti prioritizezi activitatile, sa folosesti si principiul Pareto, care spune ca 80% din rezultate se obtin cu 20% din resurse. Ce ai de facut este sa te gandesti care sunt activitatile care iti aduc cele mai mari beneficii, mai ales pe termen lung. Cu ele ar trebui sa-ti incepi ziua, caci sunt extrem de importante, chiar daca nu urgente.

4 metode pentru organizarea timpului

  1. Metoda 1: un singur proiect. Pentru o perioada de cateva luni sau un an iti vei dedica tot timpul (liber sau, dupa caz, cel de la serviciu) unui singur proiect, obiectiv sau scop. Vei alege ce e mai important pentru tine si te dedici in intregime acelui obiectiv. Toti oamenii de succes sunt de acord ca este cea mai buna varianta de a te concentra la maxim si de a avea rezultate remarcabile. Ei sustin ca nimic nu te ajuta mai mult decat a fi implicat suta la suta intr-un singur proiect. In acest fel ai timp suficient si mai putine distrageri.
  2. Metoda 2: impartirea procentuala a timpului. Presupune sa-ti prioritizezi activitatile si cand ii aloci fiecareia un interval de timp, sa-i acorzi celei mai importante 40% din timpul disponibil, urmatoarei 30%, apoi 20% si 10%. Daca ai la dispozitie 5 ore, cea mai importanta activitate va beneficia de 2 ore, urmatoarea ca importanta de 1 ora si jumatate, apoi 1 ora, respectiv jumatate de ora cea mai putin importanta. Procentele in cazul tau pot fi altele, acesta este doar un exemplu. In plus, poate ca tu ai de facut doar trei activitati, sau chiar mai multe. In general se aplica treburilor foarte importante, dar nu urgente, ce tin de proiecte extinse in timp. Metoda se potriveste cel mai bine in organizarea timpului la serviciu. De exemplu, ordinea activitatilor unui manager sau antreprenor ar putea fi: 1) imbunatatirea relatiilor cu clientii si cresterea numarului lor, 2) sporirea calitatii produselor si serviciilor, 3) cresterea eficientei productiei, 4) conservarea resurselor umane si tehnologice si imbunatatirea proceselor.
  3. Metoda 3: incepe cu ce e important. In acest caz trebuie sa rezolvi mai intai ce e urgent si important. Unii oameni sunt foarte ocupati, au multe treburi de rezolvat pe parcursul unei zile, majoritatea nu necesita mult timp, insa sunt urgente, sau importante sau ambele. Aici trebuie sa fii flexibil; incepi cu ce e urgent, intercalat cu ce e important. Incerci sa fixezi in timp activitatile importante, dar trebuie sa jonglezi cu treburile scurte, pe care le vei strecura intre cele mari si importante. De exemplu poti spala masina sau te poti tunde cat timp copilul e la inot. Aceasta metoda este potrivita pentru mamicile cu copii mici, care de obicei sunt foarte ocupate. Este destul de greu sa ai un astfel de program si ar fi bine ca el sa dureze maxim cativa ani, deoarece este epuizant. Vrem sa realizam cat mai multe treburi in timp cat mai scurt, dar daca ne afecteaza sanatatea, atunci nu putem vorbi de eficienta pe termen lung. Daca esti nevoit sa apelezi la aceasta metoda, reciteste articolul despre prioritizare si incearca sa delegi cat mai multe din treburile ultimelor doua categorii (urgente dar neimportante si pe cele care nu sunt nici urgente nici importante). Altfel s-ar putea sa nu-ti ajunga timpul pentru cate treburi ai de facut.
  4. Metoda 4: proiecte paralele. Daca esti ocupat, dar nu atat de mult ca o tanara mamica, ti se potriveste aceasta metoda. Unii oameni nu pot sa se ocupe de un singur proiect pentru o perioada lunga, deoarece sunt nevoiti sa lucreze in paralel la mai multe. Ei ar trebui sa aloce cate 2-3 zile pe saptamana unui singur proiect, apoi alte 2-3 zile altui proiect, in functie de cate obiective vor sa atinga in acelasi timp. Intotdeauna exista un proiect mai important decat altele, caruia e bine sa i se aloce un interval in plus in timpul liber de la sfarsit de saptamana. In acest caz nu se obtin randamente maxime in nici unul dintre proiecte pentru ca nu apuci sa te concentrezi. Risti sa nu poti da ce ai mai bun in tine si sa nu obtii rezultatele de care ai fi capabil. Varianta: te ocupi timp de o saptamana de un proiect, urmatoarea saptamana de altul si asa mai departe, apoi o iei de la capat.

Poti sa incerci pe rand fiecare dintre aceste metode si sa vezi care ti se potriveste mai bine, sau sa le adaptezi programului si obiectivelor tale si sa le imbunatatesti.

Important

Recompensele. La sfarsitul fiecarei zile sau pe parcursul ei ofera-ti recompense; ele sunt importante; vei simti ca faci ceva si pentru sufletul tau, nu doar munca. Ai grija ca pauzele scurte de 10-15 minute dintre activitati sa nu le umpli doar cu alte activitati. E bine ca recompensele sa fie ceva ce te relaxeaza sau te distreaza si mai putin a manca un desert, caci altfel risti sa ajungi la a transforma mancatul in obicei nesanatos si te vei ingrasa. In acele pauze sau la sfarsitul zilei poti asculta muzica, viziona un film (sau o parte dintr-un film, daca esti o persoana foarte ocupata), poti citi, te poti relaxa, sau ai putea sa te plimbi in parc. Important este sa fie obiceiuri bune, care te ajuta atat pe moment – sa simti ca te recompensezi pentru eforturile depuse, cat si pe termen lung.

Eficienta. Eficienta inseamna a realiza cat mai mult in timp cat mai scurt. Unii oameni sunt mai eficienti decat altii si acelasi om care realizeaza mai mult timp o activitate, dupa o vreme este mai eficient decat la inceput, pentru ca invata sa o faca mai repede. Dar cum ajungem sa fim tot mai eficienti si sa castigam timp prin asta? Pentru inceput ne punem intrebarea: cat ii ia unui om eficient sa indeplineasca aceasta sarcina si cat imi ia mie? Trebuie sa fii realist si sa estimezi corect pentru a sti de cat timp ai nevoie; altfel vei depasi intervalul pe care ti-l aloci si iti vei da peste cap programul. Apoi trebuie sa te straduiesti zilnic mai mult si sa te concentrezi in a termina sarcina respectiva in timp tot mai scurt decat cel alocat, pana cand te vei apropia de timpul in care ar rezolva acea sarcina un om eficient. Autodepasirea te va motiva pe viitor.

Daca ti se pare prea multa informatie, respira profund, relaxeaza-te si ia-o incet. Pentru inceput incearca sa fii doar atent la ce ai aflat nou, fara sa faci nimic. Daca esti interesat de subiect si vrei sa imbunatatesti felul in care iti organizezi timpul, dupa o perioada scurta vei sesiza ca mintea ta incepe sa te ajute. Ea singura va veni cu idei despre ce ai de facut pentru a avea mai mult timp liber. Te vei surprinde cautand deodata solutii pentru petrecerea timpului liber, sau gandindu-te sa-ti aloci zilnic 30 de minute pentru invatarea unei limbi straine. Orice mare realizare a inceput cu un gand mic si cu un prim pas.

Tu prin ce metode iti organizezi timpul?

Sursa foto

Prioritizarea. Cum reusesc sa-mi duc la bun sfarsit toate sarcinile

prioritizarea sau cum sa-ti duci la bun sfarsit toate treburile

Am ratat intotdeauna multe lucruri importante pentru ca eram prea ocupata. Ocupata cu a fi ocupata. Sunt si acum, insa am descoperit o arma care ma ajuta sa ma organizez chiar si atunci cand sunt coplesita de treburi. Acum pot sa fac loc in viata mea oricaror activitati care sunt importante pentru mine.

”Cheia este nu a prioritiza ce este in programul tau, ci a-ti programa prioritatile.” (Stephen Covey)

Sunt maniaca in a-mi urmari obiectivele cu seriozitate maxima. Sunt convinsa ca doar muncind zilnic pentru visele mele voi reusi sa le vad implinite. Mereu am facut o prioritate din ele. Insa sunt foarte atenta la detalii si am un mare talent in a complica lucrurile – iar de aici nevoia de simplificare a tuturor aspectelor vietii. In acest fel, distragerile pentru mine sunt mai multe decat pentru altii. Inainte de a descoperi aceasta metoda salvatoare mi se parea ca tot timpul intervine ceva urgent de facut. Cum proiectele mele de viitor sunt cu bataie lunga, mi se parea firesc sa le aman pentru a rezolva treburile urgente. Dar tot timpul se iveau mai multe distrageri si treburi marunte, iar eu aveam tendinta sa rezolv ce e usor si rapid mai intai. Simteam ca pot sa ma concentrez mai bine asupra acelui lucru important dupa ce stiu ca nu mai am alte probleme care asteapta sa fie rezolvate. Insa rareori imi mai ramanea timp pentru proiectele mele. Le amanam mereu. Si asa au trecut ani. Cu cat trecea mai mult timp, cu atat mai frustrata deveneam. Progresele mele erau infime, iar visul meu departe.

Cum reusim oare sa lasam deoparte ce este cel mai important pentru noi? De ce ne lasam furati de mirajul tehnologiilor moderne si nu vedem ca dincolo de avantaje, ele ne acapareaza viata? Eu sunt prima care sustine ca toata tehnologia care ne inconjoara este un dar nepretuit si trebuie s-o folosim. Insa cu moderatie, cu control si in mod programat. Altfel, riscam sa traim mai mult o viata virtuala decat una reala. Si cel mai grav: nu ne va ramane timp si energie pentru cele mai importante proiecte ale noastre. Cum reusesc unii sa rezolve o multime de treburi pe parcursul unei zile, iar altii nici macar doua-trei?

Raspunsul este prioritizarea. Ca sa poti rezolva cat mai multe treburi intr-un anumit interval de timp, trebuie sa te gandesti ce este cel mai important pentru tine. Exista patru tipuri de activitati si este de preferat sa le faci in ordinea urmatoare. Continue reading

Simplificare: timpul petrecut online (12 metode eficiente)

internet

Majoritatea tinerilor, si nu numai, sunt atinsi de febra internetului si vreau sa gasim niste metode prin care sa ne simplificam si sa controlam mai bine activitatile online. Daca ne simplificam viata online, vom reusi sa reducem timpul pe care il petrecem pe internet, timpul in care muncim, cantitatea de informatie pe care o consumam si programele sau site-urile pe care le folosim.

Oamenii au preocupari foarte diverse, unii isi petrec doar o parte din timpul liber pe internet, in timp ce altii lucreaza folosind internetul. Pentru acestia din urma tentatia este si mai mare sa stea conectati la retele de socializare in timp ce lucreaza. Insa acest lucru blocheaza eficienta si productivitatea. Nimeni nu se poate concentra la ceea ce face daca este constant distras de sonerii ale mailului, chatului sau ale altor aplicatii pe care le are pornite. Cert este ca avem nevoie cu totii sa simplificam lucrurile.

Sunt incantata de internet si de toata deschiderea pe care mi-o ofera, dar ma tenteaza atat de mult, incat trebuie sa imi planific activitatea online. Altfel, as fi in stare sa stau ore intregi si sa citesc bloguri, reviste, sa ma relaxez uitandu-ma la poze pe Pinterest, sau vizionand tot felul de clipuri pe YouTube. Pe toate le consider importante, foarte interesante si utile, dar daca mi-as da voie sa consum zilnic cateva ore cu internetul sau cu cititul, nu as mai reusi sa-mi rezolv treburile importante si urgente. Nu mi-ar ramane timp de celelalte hobby-uri si alte feluri de relaxare sau socializare si cel mai probabil ca nu as scrie acest blog.

Ideal este sa-ti faci un plan pe hartie, sa-l scrii intr-o agenda, mai ales daca esti genul care petrece mult timp online, sau daca te surprinzi adesea luat de val si iti dai seama ca ai pierdut fara sa simti cateva ore pe internet. Este cu atat mai grav si mai serios in cazul in care esti foarte ocupat si esti nevoit sa elimini din programul tau alte activitati importante deoarece nu mai ai timp pentru ele.

Despre cum poti sa-ti simplifici timpul petrecut pe Facebook am discutat deja, iar o parte din metodele de acolo se aplica si altor site-uri de socializare. Azi vreau sa-ti ofer cateva metode simple pe care le folosesc eu ca sa reduc timpul pe care il petrec online, sa il aliniez stilului meu de viata si mai ales sa obtin maxim de beneficii de pe urma lui, adica sa raman cu cele mai utile informatii posibile din domeniile care ma intereseaza si sa elimin activitatile online care nu imi aduc beneficii reale.

Am gasit atat de multe idei de simplificare a activitatilor online, incat trebuie sa le impart in doua articole. In acesta iti prezint primele douasprezece.

Evalueaza care este in medie durata de timp pe care o petreci online intr-o zi. S-ar putea sa ai tendinta sa negi si sa ”crezi” ca petreci mai putin cu cateva ore decat petreci in realitate. Noteaza-ti timp de o saptamana cat timp petreci zilnic pe internet, apoi fa o medie.

Evalueaza care este durata de timp pe care iti permiti s-o petreci online intr-o zi. Ca sa poti face asta, trebuie sa sti ce activitati importante si urgente ai zilnic de facut, cat timp iti iau ele, iar apoi sa faci diferenta si sa vezi cat timp liber iti mai ramane pe care sa-l aloci internetului. Daca iti dai seama ca ai la dispozitie jumatate de ora zilnic, iar la punctul anterior ai aflat ca petreci doua ore zilnic online, atunci citeste foarte atent in continuare, pentru ca s-ar putea sa ai probleme de management al timpului. Cand irosesti un timp pe care de fapt nu il ai la dispozitie, inseamna ca exista zilnic activitati pe care nu reusesti sa le duci la bun sfarsit si pe care probabil le amani. Hai sa vedem ce poti sa faci ca sa elimini aceasta problema.

Gaseste cele cateva puncte de interes pe care le ai online. In functie de pasiunile tale, de ce iti place sa faci in timpul liber si de stilul de viata, poti sa accesezi diverse site-uri: sa socializezi pe Facebook, Twitter, sau altele, sa navighezi pe Google sau pe alte motoare de cautare, sa citesti bloguri, sa folosesti mult mailul, diverse aplicatii de mobil, etc. Fa o lista cu toate.

Prioritizeaza aceste puncte de interes. Unii ar putea folosi doar YouTube, Google si Facebook, in timp ce altii pot avea o lista foarte lunga de pagini pe care le acceseaza si de conturi online. Totusi, unele sunt mai importante decat altele pentru tine. Gandeste-te bine si aseaza-le in ordinea prioritatii. Criteriul cel mai important pentru mine este cat de mult imi foloseste respectivul punct de interes si cata satisfactie imi da. In functie de nevoile tale, tu poti gasi si alte criterii: cat de mult te relaxeaza sau binedispune, cat de mult inveti din el, cat de mult conteaza pentru directia ta viitoare de dezvoltare, etc.

Elimina orice nu iti foloseste. In cazul in care sunt unele pagini pe care nu le mai folosesti sau nu le-ai mai accesat in ultimele luni, taie-le din start de pe lista. Inseamna ca nu mai ai nevoie de ele. Daca crezi ca nu le vei mai folosi niciodata, sterge-ti conturile. Daca exista printre ele vreunul care crezi ca te ajuta la ceva, dar nu l-ai folosit de mult din lipsa de timp, atunci este momentul perfect sa-l asezi in lista prioritatilor unde ii este locul. Poate fi vorba despre programe, servicii, unelte, softuri, sau site-uri de orice fel.

Aloca-i fiecarui punct de interes un timp si o frecventa. La al doilea punct ai stabilit care este timpul pe care iti permiti sa-l petreci zilnic pe internet. Indiferent care este acel timp in cazul tau, acum trebuie sa-l distribui intre punctele tale de interes. Le-ai prioritizat tocmai ca sa vezi ce este important pentru tine si merita un timp mai lung sau merita sa fie primul de care te ocupi zilnic. Daca imparti timpul tau liber intre aceste interese, iar pentru ultimele nu ti-a mai ramas timp, este o problema mult mai mica decat daca nu ti-ar ramane timp pentru lucrurile importante.

In cazul meu, primele pe lista prioritatilor sunt mailul personal, mailul si statusul blogului si Facebook-ul, dar fiecare se bucura de doar cateva minute din timpul meu zilnic. Ele sunt importante si le verific primele, cam de 2-3 ori pe zi, insa pentru scurt timp. Apoi urmeaza scrisul pe blog si documentarea unor articole, daca este cazul. Acestea doua ocupa cea mai mare parte a timpului pe care il petrec eu online si care imi ofera cea mai mare satisfactie si placere. Doar daca si cand imi mai ramane timp seara mai citesc cate ceva din domeniile ce ma intereseaza, de obicei articole sau informatii scurte. Ma straduiesc, pentru placerea si pentru dezvoltarea mea, sa imi aloc zilnic inainte de culcare minim 30 de minute de citit carti, dar rareori online.

In cazul tau programul poate fi total diferit. De aceea trebuie sa ti-l gandesti si sa ti-l faci singur, folosind aceste metode doar ca si ghid orientativ. Indiferent cat de mare sau de mic este intervalul de timp pe care ai stabilit ca iti permiti sa-l aloci activitatilor online, poti sa ti-l imparti in cate bucati vrei pe parcursul zilei, in functie de stilul tau de viata.

Tot in functie de nevoile tale, ai putea avea nevoie ca unele activitati scurte sa le repeti de cateva ori pe parcursul zilei. De exemplu, daca esti blogger probabil ca vrei sa fii in contact cu cititorii tai si verifici mesajele, mailurile sau comentariile de cateva ori pe zi. Daca esti om de afaceri, poate ca trebuie sa verifici mailul de mai multe ori pe zi. Totul depinde de tine. Insa organizeaza-te cu gandul la acest scop: simplificarea timpului petrecut online. Limiteaza-ti la maxim distragerile sau activitatile care nu sunt foarte importante si incearca sa reduci timpul alocat fiecareia.

Concentreaza-te intotdeauna pe esential. Foloseste regula 80/20 ca sa selectezi informatia importanta pentru tine, dar si ca sa iti prioritizezi punctele de interes de pe internet. Daca am avea zilnic 5 ore de timp liber de irosit online, stiu ca multi dintre noi ar fi capabili sa le umple si sa declare dupa 1 an ca nu le-a ajuns timpul pentru cat de multe aveau de studiat. Eu sunt prima din acest grup. Tocmai de aceea prioritizarea activitatilor este cruciala. Cand vezi ca ai la dispozitie poate maxim o ora zilnic, singur vei taia din timpul pe care ai vrea sa-l acorzi Facebook-ului sau YouTube-ului, cu gandul ca altfel nu iti ajunge timpul sa vezi si vreun site de moda sau de masini.

Ca sa-ti fie mai usor, foloseste regula 80/20, adica gandeste-te care sunt 20% din activitatile online, site-urile, uneltele sau programele pe care le folosesti si care iti aduc 80% din beneficii, din avantaje, din informatii si din progres.

Disciplineaza-te sa nu depasesti niciodata timpul alocat unui punct de interes. Fa un pact cu tine insuti: daca depasesti timpul alocat verificarii mailului, iti scurtezi timpul alocat urmatoarei activitati online pe care ai scris-o pe lista prioritatilor. Sau tai atatea minute cu cat ai depasit timpul alocat din ultima activitate de pe lista prioritatilor, adica din cea mai putin importanta. Ca sa poti sa te disciplinezi, trebuie sa adopti regulile cu care se educa si copiii: orice abatere atrage dupa ea o restricitie sau o pedeapsa.

Seteaza-ti un timer sau cronometru care sa te atentioneze cand ti-a expirat timpul pe care ti l-ai alocat pentru o activitate sau alta, pentru verificarea emailului, sau a Facebook-ului de exemplu. Oricat de deplasat ti se pare, este cea mai sigura metoda ca sa nu uiti sa te opresti.

Invata sa spui nu. Asa cum spui nu unor oameni cand iti cer ceva ce nu poti sa oferi, sau cum spui nu unor activitati pe care le consideri inutile, fa la fel si cu orice alte tentatii pe care le ai legate de internet (privitul pozelor cu pisicute, haine sau flori timp de o ora, a clipurilor de pe YouTube in exces, etc.). Daca le folosesti pentru a te relaxa, atunci este bine, dar impune-ti o limita de timp, pentru ca daca te fac sa te simti bine sau te amuza, probabil ca ai tendinta sa uiti de tine in fata lor si sa nu te opresti decat dupa mult timp.

Stai invizibil pe toate retelele de socializare. Intotdeauna va fi vreun prieten care te vede online si are chef de vorba, poate tocmai cand voiai sa te deconectezi sau cand ai si alte treburi. Solutia este sa nu fii vizibil decat atunci cand vrei tu, cand esti dispus sa petreci timp pe chat. Oricine poate lasa un mesaj daca vrea sa-ti comunice ceva important si nu te vede. Tu si doar tu trebuie sa controlezi prezenta si disponibilitatea ta online.

Dezactiveaza-ti notificarile sau macar nu le seta sa-ti intre in mail. Foarte multi oameni au deja un smartphone si odata cu el, trei sferturi din viata lor online s-a mutat in buzunar. Pana aici totul este foarte frumos, modern si util. Insa daca din buzunar sau geanta se aud tot felul de sonerii la fiecare cateva secunde sau minute, acest lucru este stresant pentru oricine. Cred ca sunt destul de putini oamenii care au cu adevarat nevoie sa vada in fiecare ora sau minut ce se intampla pe conturile lor virtuale. Incearca sa-ti pastrezi mailul cat mai liber si sa nu setezi notificari de pe nici un cont care sa intre in mail.

Sper ca aceste idei sa te ajute si sa le poti adapta cat mai bine stilului tau de viata si de munca sau nevoilor tale.

Lasa-mi un comentariu in care sa-mi spui cum iti simplifici tu timpul petrecut online.

Sursa foto: Pinterest