Managementul timpului in viata reala – exercitiu si studiu de caz

managementul timpului exercitiu 4

Incepem sa vorbim despre metode noi de management al timpului si de o abordare echilibrata a eficientei. Organizarea timpului este una din preocuparile mele principale, deoarece am tendinta sa aman, sa ma pierd in amanunte si sa ma blochez in faza de planificare. De aceea, la articolele despre managementul timpului imi iau un loc in primul rand si invat sa imi folosesc cat mai bine timpul.

Voi aduna in aceste articole informatii pretioase de la experti in domeniu, dar si exemple din viata reala. Teoriile nu au nici o valoare daca nu le gasim aplicabilitatea in practica. Pe de alta parte, nu este nevoie sa irosim timp cautand solutii pe care altii le-au gasit deja. Trebuie doar sa le preluam si sa le adaptam nevoilor noastre.

Studiu de caz

Laura Vanderkam este o tanara mamica a doi copii, care lucreaza de acasa. Cu siguranta ca femeile ca ea sunt unele dintre cele mai ocupate persoane, ele trebuind sa indeplineasca zilnic o multime de treburi, unele mai mari, altele mai mici, cele mai multe urgente si toate importante. O mama care lucreaza are si o multime de roluri pe care trebuie sa le indeplineasca in familie, la serviciu si in societate. Presiunea la care sunt supuse aceste femei este uriasa si au mare nevoie de sprijin din partea familiei. Daca situatia se prelungeste timp de mai multi ani, ele ajung sa aiba probleme de sanatate din cauza epuizarii si a stresului.

Laura este jurnalista la CBS, autoarea blogului lauravanderkam.com si a cartii ”168 Hours”. Ea ne impartaseste programul ei zilnic pe parcursul unei saptamani, asa cum l-a notat atunci cand a facut un experiment public impreuna cu cititorii ei, in scopul de a observa unde se pierde si se poate castiga timp liber. Ziua de luni la ea arata in felul urmator:

6 – Laura se trezeste

6-6:30 – isi hraneste bebelusul

6:30-8 – se joaca impreuna cu copiii si ii imbraca

8-8:45 – intervalul in care alearga

8:45-8:55 – face cafea si se pregateste pentru munca

8:55-10:15 – scrie (pentru serviciu)

10:15-10:25 – face dus

10:25-11:05 – raspunde la emailuri si scrie un articol pentru blogul personal

11:05-11:20 – isi hraneste bebelusul

11:20-13:20 – pleaca de acasa si participa la o activitate de voluntariat 

13:20-13:40 – se ocupa de emailuri

13:40-15:15 – scrie un eseu (pentru serviciu sau pentru un proiect personal)

15:15-15:25 – emailuri/Facebook/Twitter (contactul cu cititorii)

15:25-15:45 – comanda online cosul cu alimente

15:45-16 – emailuri/Facebook/Twitter

16-16:30 – isi hraneste bebelusul

16:30-16:50 – parcurge cateva emailuri

16:50-17 – printeaza un formular

17-17:10 – emailuri

17:10-17:45 – merge la un birou de curierat impreuna cu baiatul cel mare

17:45-17:55 – isi hraneste bebelusul pentru cina si goleste masina de spalat vase

 17:55-18:50 – se joaca impreuna cu copiii, raspunde la cateva emailuri si ii serveste cina baiatului cel mare

18:50-19:50 – toata familia merge la locul de joaca

19:50-20:10 – hraneste bebelusul si il pune la culcare in timp ce sotul pregateste cina

20:10-20:30 – cina impreuna cu sotul

20:30-21 – email/Facebook/Twitter

21-22 – incearca sa il culce pe baiatul cel mare, in timp ce bebelusul se trezeste plangand; il alapteaza si le citeste povesti copiilor, etc.

22-22:30 – se ocupa de emailurile de la serviciu

22:30-23 – petrece timp impreuna cu sotul

23 – somn

In acest articol al Laurei gasim si programul ei din urmatoarele zile ale saptamanii. Ea noteaza si cateva observatii importante: ca tinerea unui jurnal de acest fel o ajuta sa se concentreze pe ceea ce e important pentru ea si ca are doua intervale de timp pe parcursul zilei cand este foarte eficienta si productiva, iar in acele intervale este bine sa-si programeze activitati ce necesita concentrare. Ea analizeaza felul in care poate combina diferite activitati (de exemplu sa ia o cina linistita in timp ce baiatul cel mare se joaca, iar bebelusul doarme deja). Este constienta de faptul ca petrece mult timp pe retelele de socializare, dar asta tine de specificul muncii pe care o face. Dat fiind faptul ca scrie pentru cateva publicatii si castiga bani din asta, timpul petrecut astfel se justifica. Oricum, ea strecoara foarte bine aceste activitati online scurte intre treburile importante si mari cum ar fi scrisul (munca in sine), timpul petrecut cu familia, sau sportul si activitatile recreative.

Exista doua abordari ale managementului timpului: una mai veche, in care se presupune ca trebuie sa fim foarte eficienti si sa rezolvam cat mai multe treburi in timp cat mai scurt si alta mai noua, in care se pune accent pe satisfactia personala, pe implinire – in paralel cu a actiona eficient pentru indeplinirea scopurilor. Cu alte cuvinte, in zilele noastre s-a ajuns la un model de organizare a timpului care are in centru omul, sanatatea acestuia, sentimentul de implinire, latura familiala si sociala in egala masura cu obiectivele si cu rezultatele obtinute. Nu ne este de nici un folos atingerea celor mai mari tinte, daca o facem cu pretul sanatatii si al relatiilor sociale si familiale la care am fi nevoiti sa renuntam. Scopul cel mai mare este sa ne simtim impliniti, nu frustrati.

Aceasta este directia in care voi merge cu articolele despre managementul timpului. Sunt tot mai convinsa ca echilibrul este cheia implinirii personale si a succesului de orice fel, a sanatatii si a fericirii. De aceea voi cauta metodele care sa tina cont de nevoia noastra de echilibru si care sa ofere o oarecare flexibilitate omului de a alege singur ceea ce este important pentru el.

Exemplul de mai sus al Laurei Vanderkam poate parea un program care respecta vechea abordare a managementului timpului, deoarece este foarte incarcat. Insa nu este asa. Programul ei este foarte incarcat pentru ca se afla intr-o perioada a vietii ei in care are de indeplinit multe roluri solicitante, toate importante. La o analiza mai atenta putem observa ca viata ei este destul de echilibrata, desi este o persoana foarte ocupata. Are activitati care includ oamenii apropiati (se joaca impreuna cu copiii, petrece timp cu sotul), activitati care ii fac placere (munca ei – scrisul) si activitati care sa-i ofere satisfactie in plan personal (voluntariat), dar si preocupari sanatoase (sportul). In plus, foloseste foarte bine tehnologiile actuale pentru a-si usura viata, cum ar fi comanda online a alimentelor sau a altor obiecte. Se subintelege faptul ca are o bona care o ajuta cu copiii.

Noi cate activitati reusim sa facem intr-o zi? Dar mai ales cate dintre ele ne implinesc, ne echilibreaza si ne armonizeaza viata personala in timp ce ne conduc spre obiectivele noastre?

”Nu mai spune ca nu ai timp. Avem acelasi numar de ore pe zi ca Hellen Keller, Pasteur, Michelangelo, Maica Teresa, Leonardo Da Vinci, Thomas Jefferson sau Albert Einstein.” (H. Jackson Brown)

Exercitiu

Exercitiul urmator ne este dat tot de Laura Vanderkam. Ea a scris cartea de managementul timpului ”168 Hours”, in care ideea principala este aceea ca o saptamana are 168 de ore si ca toti dispunem de acelasi timp, nici mai mult, nici mai putin. Insa difera foarte mult modurile in care ne petrecem acel timp. Atunci cand isi prezinta cartea, ea isi indeamna audienta sa faca urmatorul exercitiu, pe care trebuie neaparat sa-l facem si noi.

Ia o foaie alba de hartie si priveste-o. Ea este saptamana viitoare pentru ca pe ea vei scrie tot programul tau din saptamana care va incepe luni. Priveste-o si observa ca acum este goala. Nu contine nimic pana in momentul in care o umpli cu activitati. Incepe sa scrii activitatile pe care le vei avea saptamana viitoare, pana cand vei insuma 168 de ore. Timpul trece si va fi umplut cu ceva. Incepe cu orele de somn, apoi cu cele de masa si cu cele in care ai un program fix sau impus de munca. Poti sa notezi mai intai zilele, iar apoi sa scrii numarul de ore alocat fiecarei activitati din fiecare zi; sau poti sa notezi totalul de ore alocate pentru o anumita activitate pe saptamana. Dupa ce termini cu activitatile vitale, treci la cele urgente si importante, apoi la cele importante, apoi la cele urgente, iar daca iti mai ramane timp, aloca-l activitatilor neimportante.

Fa acest exercitiu la sfarsitul fiecarei saptamani pentru saptamana care urmeaza. In acest fel te asiguri ca iti vei petrece timpul cu activitati care sunt importante pentru tine, pentru familia sau cariera ta si ca vei petrece cat mai putin timp cu orice altceva. In final te vei simti mai implinit ca oricand, nu doar pentru ca ti-ai crescut eficienta si ca realizezi mai multe lucruri in timp mai scurt, ci si pentru ca ai timp pentru ceea ce e important in viata ta.

Concluzia este ca toate activitatile cu care ne umplem timpul sunt decizii. In general luam aceste decizii pe moment, in functie de numerosii stimuli ce ne influenteaza si care concureaza pentru atentia noastra. Alteori activitatile noastre sunt rezultatul unor decizii pe care le-am luat in trecut si care se materializeaza acum.

Orele si minutele sunt alegeri. Sunt decizii care alcatuiesc viata noastra. Daca nu suntem multumiti de viata noastra, de rezultate si de felul in care ne petrecem timpul, putem ca treptat sa luam decizii tot mai bune. Cand ne dam seama de acest lucru, incepem sa privim timpul diferit. El este deodata aliat, nu dusman. Depinde de cum alegem sa-l petrecem.

A invata sa luam aceste decizii poate fi uneori dificil pentru ca ne vom confrunta cu indignarea si surprinderea unor oameni legata de schimbarile care se petrec cu viata noastra. Dar oamenii care ne iubesc ne dau libertatea sa ne transformam in ceea ce ne dorim. Si nu in ultimul rand sa alegem cum vrem sa ne petrecem timpul. Ne putem confrunta si cu noi insine pentru ca uneori opunem rezistenta la schimbare. Ne vor lipsi unele activitati placute, dar care nu ne aduceau rezultate. Ne va lua timp sa adoptam unele obiceiuri bune pe care ni le impunem. Ar putea fi nevoie la unii de schimbarea locului de munca, de renegocierea sarcinilor casnice, de asumarea unor riscuri, sau de a spune ”nu” acolo unde pana acum era ”da”.

Trebuie sa ramanem consecventi hotararii de a alege constient cu ce ne umplem timpul. Daca luam aceste decizii pe moment, vom fi distrasi de o multime de factori. In schimb, daca luam deciziile in avans si le scriem pe hartie, ne vom umple timpul cu activitatile care conteaza pentru noi. Vor fi decizii constiente. Si vor reflecta ceea ce ne dorim de la viata noastra, directia spre care ne indreptam si ceea ce este cel mai important pentru fiecare dintre noi.

Exercitiul de mai sus este unul foarte puternic;el ne face sa constientizam ca sta in puterea noastra sa eliberam timp pentru orice ne dorim sa facem. Noi ne umplem timpul, noi ne creem viata, nu altii. Asta inseamna putere – puterea de a alege. In acest moment milioane de oameni care nu constientizeaza acest lucru isi lasa timpul in voia altor oameni si in voia influentelor din exterior. Ei permit ca prietenii, rudele, colegii, televiziunea, retelele de socializare sa le dicteze ce decizii sa ia si cum sa-si petreaca timpul. Daca nu esti stapanul vietii tale, in scurt timp cineva se va oferi sa fie; daca nu esti stapanul timpului tau, se vor gasi oameni care iti vor spune cum sa-l petreci.

Tu esti stapanul vietii tale si al timpului tau?

Sursa: Laura Vanderkam, cbsnews.com

Sursa foto