Totul tine de simplificare.
CITESTE SI:
Cum sa-ti setezi obiectivele pentru realizari maxime
8 trucuri pentru a fi mai productiv daca ai obiceiul sa amani
Category Archives: managementul timpului
organizare
8 trucuri pentru a fi mai productiv daca ai obiceiul sa amani
Amani sa faci unele lucruri sau sa incepi un proiect/o activitate, mai ales daca crezi ca iti va lua mult timp sau ca va fi greu. Ti se pare ca ai alte lucruri mai importante de facut inainte, sau vrei sa rezolvi treburile marunte, pentru ca apoi sa poti aloca linistit o bucata mai mare de timp sarcinii pe care o amani: „Mai intai rezolv treburile casnice, apoi trec la proiectul personal”, „Incep prin a face ordine, ca sa ma pot concentra mai bine”, „Imi verific conturile de pe retelele sociale 5 minute, apoi ma deconectez de la internet”. Te regasesti? Atunci articolul acesta este pentru tine, fie ca prezinti simptomele de mai sus frecvent sau doar ocazional.
Amanarea (procrastinarea) este una dintre principalele cauze ale lipsei de productivitate, alaturi de lipsa capacitatii de concentrare, de proasta organizare sau neprioritizare. Toata lumea amana din cand in cand, dar la unii se intampla prea des si rezultatele vorbesc de la sine: lipsesc. Din nou ma asez in primul rand si invat, pentru ca sunt campioana la amanare. Nu o data am amanat tot felul de activitati care mi se pareau grele, lungi, plictisitoare, etc. doar pentru ca odata urnita din loc sa imi dau seama ca nu era nimic greu sau complicat si ca mi-a luat mult mai putin timp decat ma asteptam.
Dar sa nu mai amanam solutiile la aceasta problema. Totul este sa faci o prioritate din acea activitate pe care ai hotarat s-o pui in practica. Iar cand nu poti sau mai ai si altele importante de facut, trebuie sa-ti pacalesti mintea.
Cum sa fii mai productiv daca obisnuiesti sa amani
Fixeaza-ti un termen limita fals
Cu cat ai mai mult timp la dispozitie sa faci un lucru, cu atat mai mult timp vei petrece sa-l duci la bun sfarsit. Daca ai o zi intreaga sa faci ceva anume, aloca-ti 5 ore de exemplu sa-l faci. Daca nu reusesti, macar eviti agitatia si presiunea timpului la sfarsitul zilei. Unii ar spune ca metoda nu sta in picioare pentru ei si ca daca stiu ca au o zi intreaga, nu pot „uita” asta si nu se pot minti ca au la dispozitie doar 5 ore. In acest caz, umple lista treburilor din acea zi cu activitati placute pe care le amani de mult (sau macar cu una), de exemplu sa vezi un film, sau sa te intalnesti cu un prieten. Le vei percepe ca pe niste recompense si vei urgenta finalizarea proiectului tau pentru a te bucura mai repede de recompensa. Poate ai surpriza sa constati chiar ca poate fi facut in 4 ore daca te concentrezi maxim. Continue reading
Ce este timpul?
Am putea lua orice carte de filozofie si am afla foarte multe raspunsuri la aceasta intrebare, pentru ca timpul este una din principalele preocupari ale filozofilor din toate timpurile. Dar eu nu vreau sa aflu parerea lor, ci a ta. Intrebarea este: ce e timpul pentru tine? Ce simti cand auzi acest cuvant? Cu ce il asociezi?
Ai un sentiment de liniste, de implinire si de relaxare? Te simti energizat? Sau dimpotriva, simti o mare presiune, deoarece timpul nu iti ajunge niciodata? Cu alte cuvinte, care este relatia ta cu timpul? Iti este prieten sau dusman?
Daca iti e greu sa raspunzi, ai in continuare si alte intrebari ajutatoare, care ar trebui sa scoata la lumina raspunsul la intrebarea principala din titlu.
Ce fac cu timpul meu in fiecare zi?
Il folosesc spre beneficiul meu pe termen lung, sau doar pentru nevoi de moment si distractie?
Timpul se scurge in folosul meu?
Cat de mult timp imi consuma distragerile?
Aloc suficient timp lucrurilor si oamenilor care ma fac cu adevarat fericit?
Am un timp al meu cu mine, in care sa nu fac nimic, doar sa fiu?
In ce masura folosesc timpul pentru a deveni, a trai, a simti – nu doar pentru a dobandi si a realiza?
Ce efect are fiecare ora a zilei asupra vietii mele? As putea nota rezultatul obtinut la sfarsitul fiecarei ore ca fiind un pas inainte spre o viata mai frumoasa?
Sau macar activitatea cu care am ales sa-mi umplu oricare dintre ore imi aduce satisfactie maxima? Contribuie ea la implinirea mea in unul din planurile importante ale vietii: fizic, emotional, social, spiritual?
”Problema este ca tu crezi ca ai timp.” (Buddha)
Implinirea o resimtim si pe moment, dar e la fel de important ce vom simti la batranete: cat de implinita a fost viata noastra. Principalele regrete ale oamenilor pe patul de moarte nu sunt legate de bani, de faptul ca nu au acumulat suficient, ci de familie si de satisfactia personala. Regretele lor sunt ca nu au petrecut suficient timp cu cei dragi, sau ca nu si-au acordat suficient timp pentru ei insisi, pentru a savura viata, a trai clipa, a se bucura de ceea ce au.
Traiesc in prezent, in trecut sau in viitor?
Eu am trait intotdeauna in viitor mai mult decat in prezent, vizualizandu-mi obiectivele atinse si concentrandu-ma mai mult la ce va fi, decat la ce traiesc acum. Mereu sunt evenimente importante din trecut pe care mi le amintesc vag, detalii pe care le-am uitat, pentru ca atunci cand s-au intamplat eu nu eram prezenta suta la suta in viata mea. Ea se derula cu prezenta mea fizica, iar mintea imi era in viitor. Din pacate uit sa ma bucur de viata, de natura, de mine, sa ma relaxez mai mult si mai des, sa ma las cucerita de posibilitatile prezentului in loc sa vanez doar sansele viitorului. Avem o singura viata si timpul e limitat. Trebuie sa-l folosim pentru fericirea noastra.
Traind prea mult in viitor, nu suntem atenti la evenimentele prin care trecem, la oameni si mai ales la oportunitati. Devenim frustrati de faptul ca viata mult dorita nu se arata. In asteptarea unui viitor luminos ratam sansele cele mai mari de a ne construi acel viitor, deoarece nu le vedem. Nu avem timp sa le vedem. Suntem ocupati cu proiectarea viitorului. Ne grabim spre el pentru ca va fi mai bun, dar ratam clipa. Unde oare ne grabim?
Daca in schimb traim mai mult in trecut si ne hranim cu amintiri, la fel nu vedem nimic din acest prezent, ni se pare sters fata de ceea ce era candva, o epoca de glorie apusa, o iubire stinsa, sau oameni si relatii care nu mai sunt. Vreau sa traiesc intr-un timp mort, sau sa-mi dau sansa la viata si la noi posibilitati?
Oamenii care traiesc in prezent sunt cei mai fericiti si mai impliniti. Ei stiu ca traind in prezent pot vindeca trecutul si ca viitorul isi are radacinile in ziua de azi. Mai precis, in ceea ce fac azi cu timpul lor.
Tu in ce moment traiesti? Si in ce masura timpul serveste scopurilor si valorilor tale?
Managementul timpului in viata reala – exercitiu si studiu de caz
Incepem sa vorbim despre metode noi de management al timpului si de o abordare echilibrata a eficientei. Organizarea timpului este una din preocuparile mele principale, deoarece am tendinta sa aman, sa ma pierd in amanunte si sa ma blochez in faza de planificare. De aceea, la articolele despre managementul timpului imi iau un loc in primul rand si invat sa imi folosesc cat mai bine timpul.
Voi aduna in aceste articole informatii pretioase de la experti in domeniu, dar si exemple din viata reala. Teoriile nu au nici o valoare daca nu le gasim aplicabilitatea in practica. Pe de alta parte, nu este nevoie sa irosim timp cautand solutii pe care altii le-au gasit deja. Trebuie doar sa le preluam si sa le adaptam nevoilor noastre.
Studiu de caz
Laura Vanderkam este o tanara mamica a doi copii, care lucreaza de acasa. Cu siguranta ca femeile ca ea sunt unele dintre cele mai ocupate persoane, ele trebuind sa indeplineasca zilnic o multime de treburi, unele mai mari, altele mai mici, cele mai multe urgente si toate importante. O mama care lucreaza are si o multime de roluri pe care trebuie sa le indeplineasca in familie, la serviciu si in societate. Presiunea la care sunt supuse aceste femei este uriasa si au mare nevoie de sprijin din partea familiei. Daca situatia se prelungeste timp de mai multi ani, ele ajung sa aiba probleme de sanatate din cauza epuizarii si a stresului.
Laura este jurnalista la CBS, autoarea blogului lauravanderkam.com si a cartii ”168 Hours”. Ea ne impartaseste programul ei zilnic pe parcursul unei saptamani, asa cum l-a notat atunci cand a facut un experiment public impreuna cu cititorii ei, in scopul de a observa unde se pierde si se poate castiga timp liber. Ziua de luni la ea arata in felul urmator:
6 – Laura se trezeste
6-6:30 – isi hraneste bebelusul
6:30-8 – se joaca impreuna cu copiii si ii imbraca
8-8:45 – intervalul in care alearga
8:45-8:55 – face cafea si se pregateste pentru munca
8:55-10:15 – scrie (pentru serviciu)
10:15-10:25 – face dus
10:25-11:05 – raspunde la emailuri si scrie un articol pentru blogul personal
11:05-11:20 – isi hraneste bebelusul
11:20-13:20 – pleaca de acasa si participa la o activitate de voluntariat
13:20-13:40 – se ocupa de emailuri
13:40-15:15 – scrie un eseu (pentru serviciu sau pentru un proiect personal)
15:15-15:25 – emailuri/Facebook/Twitter (contactul cu cititorii)
15:25-15:45 – comanda online cosul cu alimente
15:45-16 – emailuri/Facebook/Twitter
16-16:30 – isi hraneste bebelusul
16:30-16:50 – parcurge cateva emailuri
16:50-17 – printeaza un formular
17-17:10 – emailuri
17:10-17:45 – merge la un birou de curierat impreuna cu baiatul cel mare
17:45-17:55 – isi hraneste bebelusul pentru cina si goleste masina de spalat vase
17:55-18:50 – se joaca impreuna cu copiii, raspunde la cateva emailuri si ii serveste cina baiatului cel mare
18:50-19:50 – toata familia merge la locul de joaca
19:50-20:10 – hraneste bebelusul si il pune la culcare in timp ce sotul pregateste cina
20:10-20:30 – cina impreuna cu sotul
20:30-21 – email/Facebook/Twitter
21-22 – incearca sa il culce pe baiatul cel mare, in timp ce bebelusul se trezeste plangand; il alapteaza si le citeste povesti copiilor, etc.
22-22:30 – se ocupa de emailurile de la serviciu
22:30-23 – petrece timp impreuna cu sotul
23 – somn
In acest articol al Laurei gasim si programul ei din urmatoarele zile ale saptamanii. Ea noteaza si cateva observatii importante: ca tinerea unui jurnal de acest fel o ajuta sa se concentreze pe ceea ce e important pentru ea si ca are doua intervale de timp pe parcursul zilei cand este foarte eficienta si productiva, iar in acele intervale este bine sa-si programeze activitati ce necesita concentrare. Ea analizeaza felul in care poate combina diferite activitati (de exemplu sa ia o cina linistita in timp ce baiatul cel mare se joaca, iar bebelusul doarme deja). Este constienta de faptul ca petrece mult timp pe retelele de socializare, dar asta tine de specificul muncii pe care o face. Dat fiind faptul ca scrie pentru cateva publicatii si castiga bani din asta, timpul petrecut astfel se justifica. Oricum, ea strecoara foarte bine aceste activitati online scurte intre treburile importante si mari cum ar fi scrisul (munca in sine), timpul petrecut cu familia, sau sportul si activitatile recreative.
Exista doua abordari ale managementului timpului: una mai veche, in care se presupune ca trebuie sa fim foarte eficienti si sa rezolvam cat mai multe treburi in timp cat mai scurt si alta mai noua, in care se pune accent pe satisfactia personala, pe implinire – in paralel cu a actiona eficient pentru indeplinirea scopurilor. Cu alte cuvinte, in zilele noastre s-a ajuns la un model de organizare a timpului care are in centru omul, sanatatea acestuia, sentimentul de implinire, latura familiala si sociala in egala masura cu obiectivele si cu rezultatele obtinute. Nu ne este de nici un folos atingerea celor mai mari tinte, daca o facem cu pretul sanatatii si al relatiilor sociale si familiale la care am fi nevoiti sa renuntam. Scopul cel mai mare este sa ne simtim impliniti, nu frustrati.
Aceasta este directia in care voi merge cu articolele despre managementul timpului. Sunt tot mai convinsa ca echilibrul este cheia implinirii personale si a succesului de orice fel, a sanatatii si a fericirii. De aceea voi cauta metodele care sa tina cont de nevoia noastra de echilibru si care sa ofere o oarecare flexibilitate omului de a alege singur ceea ce este important pentru el.
Exemplul de mai sus al Laurei Vanderkam poate parea un program care respecta vechea abordare a managementului timpului, deoarece este foarte incarcat. Insa nu este asa. Programul ei este foarte incarcat pentru ca se afla intr-o perioada a vietii ei in care are de indeplinit multe roluri solicitante, toate importante. La o analiza mai atenta putem observa ca viata ei este destul de echilibrata, desi este o persoana foarte ocupata. Are activitati care includ oamenii apropiati (se joaca impreuna cu copiii, petrece timp cu sotul), activitati care ii fac placere (munca ei – scrisul) si activitati care sa-i ofere satisfactie in plan personal (voluntariat), dar si preocupari sanatoase (sportul). In plus, foloseste foarte bine tehnologiile actuale pentru a-si usura viata, cum ar fi comanda online a alimentelor sau a altor obiecte. Se subintelege faptul ca are o bona care o ajuta cu copiii.
Noi cate activitati reusim sa facem intr-o zi? Dar mai ales cate dintre ele ne implinesc, ne echilibreaza si ne armonizeaza viata personala in timp ce ne conduc spre obiectivele noastre?
”Nu mai spune ca nu ai timp. Avem acelasi numar de ore pe zi ca Hellen Keller, Pasteur, Michelangelo, Maica Teresa, Leonardo Da Vinci, Thomas Jefferson sau Albert Einstein.” (H. Jackson Brown)
Exercitiu
Exercitiul urmator ne este dat tot de Laura Vanderkam. Ea a scris cartea de managementul timpului ”168 Hours”, in care ideea principala este aceea ca o saptamana are 168 de ore si ca toti dispunem de acelasi timp, nici mai mult, nici mai putin. Insa difera foarte mult modurile in care ne petrecem acel timp. Atunci cand isi prezinta cartea, ea isi indeamna audienta sa faca urmatorul exercitiu, pe care trebuie neaparat sa-l facem si noi.
Ia o foaie alba de hartie si priveste-o. Ea este saptamana viitoare pentru ca pe ea vei scrie tot programul tau din saptamana care va incepe luni. Priveste-o si observa ca acum este goala. Nu contine nimic pana in momentul in care o umpli cu activitati. Incepe sa scrii activitatile pe care le vei avea saptamana viitoare, pana cand vei insuma 168 de ore. Timpul trece si va fi umplut cu ceva. Incepe cu orele de somn, apoi cu cele de masa si cu cele in care ai un program fix sau impus de munca. Poti sa notezi mai intai zilele, iar apoi sa scrii numarul de ore alocat fiecarei activitati din fiecare zi; sau poti sa notezi totalul de ore alocate pentru o anumita activitate pe saptamana. Dupa ce termini cu activitatile vitale, treci la cele urgente si importante, apoi la cele importante, apoi la cele urgente, iar daca iti mai ramane timp, aloca-l activitatilor neimportante.
Fa acest exercitiu la sfarsitul fiecarei saptamani pentru saptamana care urmeaza. In acest fel te asiguri ca iti vei petrece timpul cu activitati care sunt importante pentru tine, pentru familia sau cariera ta si ca vei petrece cat mai putin timp cu orice altceva. In final te vei simti mai implinit ca oricand, nu doar pentru ca ti-ai crescut eficienta si ca realizezi mai multe lucruri in timp mai scurt, ci si pentru ca ai timp pentru ceea ce e important in viata ta.
Concluzia este ca toate activitatile cu care ne umplem timpul sunt decizii. In general luam aceste decizii pe moment, in functie de numerosii stimuli ce ne influenteaza si care concureaza pentru atentia noastra. Alteori activitatile noastre sunt rezultatul unor decizii pe care le-am luat in trecut si care se materializeaza acum.
Orele si minutele sunt alegeri. Sunt decizii care alcatuiesc viata noastra. Daca nu suntem multumiti de viata noastra, de rezultate si de felul in care ne petrecem timpul, putem ca treptat sa luam decizii tot mai bune. Cand ne dam seama de acest lucru, incepem sa privim timpul diferit. El este deodata aliat, nu dusman. Depinde de cum alegem sa-l petrecem.
A invata sa luam aceste decizii poate fi uneori dificil pentru ca ne vom confrunta cu indignarea si surprinderea unor oameni legata de schimbarile care se petrec cu viata noastra. Dar oamenii care ne iubesc ne dau libertatea sa ne transformam in ceea ce ne dorim. Si nu in ultimul rand sa alegem cum vrem sa ne petrecem timpul. Ne putem confrunta si cu noi insine pentru ca uneori opunem rezistenta la schimbare. Ne vor lipsi unele activitati placute, dar care nu ne aduceau rezultate. Ne va lua timp sa adoptam unele obiceiuri bune pe care ni le impunem. Ar putea fi nevoie la unii de schimbarea locului de munca, de renegocierea sarcinilor casnice, de asumarea unor riscuri, sau de a spune ”nu” acolo unde pana acum era ”da”.
Trebuie sa ramanem consecventi hotararii de a alege constient cu ce ne umplem timpul. Daca luam aceste decizii pe moment, vom fi distrasi de o multime de factori. In schimb, daca luam deciziile in avans si le scriem pe hartie, ne vom umple timpul cu activitatile care conteaza pentru noi. Vor fi decizii constiente. Si vor reflecta ceea ce ne dorim de la viata noastra, directia spre care ne indreptam si ceea ce este cel mai important pentru fiecare dintre noi.
Exercitiul de mai sus este unul foarte puternic;el ne face sa constientizam ca sta in puterea noastra sa eliberam timp pentru orice ne dorim sa facem. Noi ne umplem timpul, noi ne creem viata, nu altii. Asta inseamna putere – puterea de a alege. In acest moment milioane de oameni care nu constientizeaza acest lucru isi lasa timpul in voia altor oameni si in voia influentelor din exterior. Ei permit ca prietenii, rudele, colegii, televiziunea, retelele de socializare sa le dicteze ce decizii sa ia si cum sa-si petreaca timpul. Daca nu esti stapanul vietii tale, in scurt timp cineva se va oferi sa fie; daca nu esti stapanul timpului tau, se vor gasi oameni care iti vor spune cum sa-l petreci.
Tu esti stapanul vietii tale si al timpului tau?
Sursa: Laura Vanderkam, cbsnews.com
4 metode pentru a-ti organiza mai bine timpul
Timpul este una din cele mai importante resurse si e neregenerabila. Ca si munca, timpul este unul din pilonii succesului. Absolut toti oamenii care reusesc in viata au invatat sa-si organizeze bine timpul si absolut toti oamenii care nu au succes isi irosesc timpul cu activitati ce nu le folosesc. Cine vrea sa duca la bun sfarsit ceea ce conteaza pentru el si ce este cu adevarat important, trebuie sa inceteze ”sa fie ocupat cu a avea treaba”.
Dintotdeauna m-am plans ca nu imi ajunge timpul liber. Ani de zile m-am plans fara sa fac ceva in sensul asta. Treptat am inceput sa citesc materiale si carti despre managementul timpului, iar dupa o vreme lucrurile au inceput sa se imbunatateasca. Am invatat sa-mi organizez timpul mult mai bine si sa ajung sa fac loc in programul meu unor activitati care pana atunci ramaneau pe dinafara.
Poate ca si tu ai proiecte amanate; ti se pare ca nu iti ajunge timpul pentru toate treburile pe care le ai de facut; iti propui sa faci ceva dar nu reusesti pentru ca intervine mereu altceva; vrei de mult sa te dedici unui proiect personal, dar nu poti sa-i gasesti timp in programul tau, deoarece ti se pare ca ai intotdeauna alte treburi mai importante de facut; ai obiceiul sa amani. Daca te regasesti in una sau mai multe din aceste situatii, trebuie sa citesti in continuare si sa inveti sa-ti organizezi timpul.
De ce este important sa ne organizam timpul
Cand ai un proiect important trebuie sa eliberezi timp pentru a te ocupa de el. Este nevoie de intervale de cel putin 90 de minute in care sa facem doar acel lucru. Astfel avem timp sa ne gandim la problemele pe care le implica si sa ne concentram pentru a veni cu solutii si strategii bune. Unui om normal ii trebuie un timp variabil pentru a se deconecta de zgomotul exterior si a intra in stare creativa. Doar asa poate petrece suficient timp cu problema lui si poate crea ceva de valoare. Altfel, va bate pasul pe loc nestiind de ce.
Cand nu putem sa ne alocam macar 90 de minute pe zi pentru munca neintrerupta, atunci trebuie sa incercam sa il avem macar din doua in doua zile, de doua ori pe saptamana, sau o data pe saptamana, in functie de programul si nevoile fiecaruia. Este important sa lucram concentrati si putem face asta alocandu-ne intervale de timp suficient de mari, incat sa reusim sa patrundem in profunzimea proiectului la care lucram. Aceasta se poate realiza doar daca ne organizam timpul, incat sa nu ne distraga nimic de la munca noastra.
Cu ce trebuie sa incepi cand vrei sa-ti organizezi mai bine timpul. Tiparul general
Poate fi vorba atat de organizarea timpului liber, cat si de organizarea timpului petrecut la serviciu. Tiparul este asemanator, difera doar activitatile si timpul disponibil pentru ele. Este de preferat sa scrii pe hartie sau intr-un dispozitiv electronic atunci cand parcurgi etapele urmatoare.
- Iti stabilesti obiectivele mari pentru urmatoarea perioada (jumatate de an, un an sau mai multi ani). Trebuie sa sti catre ce te indrepti pentru a putea elabora un plan de actiune pentru viitor.
- Iti stabilesti obiective mici – lunare, iar apoi altele si mai mici – saptamanale; ele sunt de fapt pasii ce te duc spre indeplinirea obiectivelor mari. Prin asta ai deja scheletul planului de viitor, adica sti care sunt treptele care te duc spre indeplinirea obiectivelor tale. Mai concret, in aceasta etapa iti imparti fiecare obiectiv mare pe care vrei sa-l indeplinesti in viitor in obiective mai mici, adica in sarcini mai mici. Este si o strategie buna care te incurajeaza sa mergi inainte fara sa amani; intotdeauna o sarcina mare ne sperie, in timp ce una mai mica ni se pare mai usoara si tindem sa o incepem mai repede.
- Te gandesti care sunt activitatile zilnice pe care le ai de facut pentru indeplinirea obiectivelor saptamanale si lunare. De exemplu, daca proiectul tau e sa scrii o carte, poate vei vrea sa scrii zilnic 2000 de cuvinte.
- Identifica 3-5 treburi zilnice obligatorii si urgente pe care le ai de facut in mod constant. Aici intra indatoririle tale casnice si familiale: timpul petrecut cu copiii si familia, gatit, curatenie, plimbat cainele, etc.
- Stabilesti cat timp ai la dispozitie zilnic. Daca este vorba de timpul liber, te gandesti cate ore iti raman la dispozitie dupa serviciu. Daca e vorba despre organizarea timpului la serviciu, te gandesti cate ore iti raman in care poti sa-ti planifici singur activitatile, dupa ce ai rezolvat treburi impuse, sau care au o ora fixa si nu depind neaparat de tine.
- Aloci un interval de timp fiecarei activitati, dupa modelele prezentate mai jos.
- Faci o lista cu activitati mai putin importante si/sau urgente, dar necesare pe termen lung. De exemplu: gandire strategica, planificare, innoirea listelor ”to do” (de facut), statistici, analiza a punctelor critice si a punctelor cheie, verificarea periodica a eficientei si a productivitatii sau a rezultatelor obtinute, etc. Acestea sunt activitati pe care vrei sa le faci o data pe saptamana, sau pe unele o data pe luna si pentru care vei elibera timp din plusul de timp liber de la sfarsitul saptamanii. (Da, sfarsitul de saptamana nu inseamna doar relaxare si distractie, ci si munca. Munca ce conteaza.)
Prioritizarea este cheia
In articolul despre prioritizare am stabilit ca putem imparti activitatile noastre zilnice in patru categorii in ordinea prioritatilor:
- Treburi foarte importante, dar nu urgente
- Treburi urgente si importante
- Treburi urgente, dar neimportante
- Treburi care nu sunt nici urgente, nici importante
Daca nu prioritizam activitatile, ni se pare ca nu avem timp pentru ce ne-am dori sa facem. Problema este ca suntem ocupati cu nimicuri. Trebuie sa analizam cu atentie si sa notam care sunt activitatile noastre intr-o zi si intr-o saptamana. Dupa ce le-am scris trebuie sa ne punem urmatoarele intrebari legate de fiecare activitate:
- cat e de importanta?
- cat e de urgenta?
- ma ajuta sa-mi ating unul din cele mai importante trei obiective (preferabil pe primul)?
- imi scurteaza drumul spre obiectivele mele?
- imi aduce mai multa fericire?
- imi imbunatateste sanatatea sau dauneaza sanatatii? (de exemplu lipsa celor 6-8 ore de somn pe noapte)
- imi aduce mai multi bani?
- imi imbunatateste relatiile sentimentale, de familie si de prietenie, sau le afecteaza?
- ma ajuta sa evoluez in plan spiritual sau ma blocheaza? etc.
Vei vedea ca prioritizarea este esentiala in fiecare din metodele urmatoare de organizare a timpului. Este bine ca atunci cand iti prioritizezi activitatile, sa folosesti si principiul Pareto, care spune ca 80% din rezultate se obtin cu 20% din resurse. Ce ai de facut este sa te gandesti care sunt activitatile care iti aduc cele mai mari beneficii, mai ales pe termen lung. Cu ele ar trebui sa-ti incepi ziua, caci sunt extrem de importante, chiar daca nu urgente.
4 metode pentru organizarea timpului
- Metoda 1: un singur proiect. Pentru o perioada de cateva luni sau un an iti vei dedica tot timpul (liber sau, dupa caz, cel de la serviciu) unui singur proiect, obiectiv sau scop. Vei alege ce e mai important pentru tine si te dedici in intregime acelui obiectiv. Toti oamenii de succes sunt de acord ca este cea mai buna varianta de a te concentra la maxim si de a avea rezultate remarcabile. Ei sustin ca nimic nu te ajuta mai mult decat a fi implicat suta la suta intr-un singur proiect. In acest fel ai timp suficient si mai putine distrageri.
- Metoda 2: impartirea procentuala a timpului. Presupune sa-ti prioritizezi activitatile si cand ii aloci fiecareia un interval de timp, sa-i acorzi celei mai importante 40% din timpul disponibil, urmatoarei 30%, apoi 20% si 10%. Daca ai la dispozitie 5 ore, cea mai importanta activitate va beneficia de 2 ore, urmatoarea ca importanta de 1 ora si jumatate, apoi 1 ora, respectiv jumatate de ora cea mai putin importanta. Procentele in cazul tau pot fi altele, acesta este doar un exemplu. In plus, poate ca tu ai de facut doar trei activitati, sau chiar mai multe. In general se aplica treburilor foarte importante, dar nu urgente, ce tin de proiecte extinse in timp. Metoda se potriveste cel mai bine in organizarea timpului la serviciu. De exemplu, ordinea activitatilor unui manager sau antreprenor ar putea fi: 1) imbunatatirea relatiilor cu clientii si cresterea numarului lor, 2) sporirea calitatii produselor si serviciilor, 3) cresterea eficientei productiei, 4) conservarea resurselor umane si tehnologice si imbunatatirea proceselor.
- Metoda 3: incepe cu ce e important. In acest caz trebuie sa rezolvi mai intai ce e urgent si important. Unii oameni sunt foarte ocupati, au multe treburi de rezolvat pe parcursul unei zile, majoritatea nu necesita mult timp, insa sunt urgente, sau importante sau ambele. Aici trebuie sa fii flexibil; incepi cu ce e urgent, intercalat cu ce e important. Incerci sa fixezi in timp activitatile importante, dar trebuie sa jonglezi cu treburile scurte, pe care le vei strecura intre cele mari si importante. De exemplu poti spala masina sau te poti tunde cat timp copilul e la inot. Aceasta metoda este potrivita pentru mamicile cu copii mici, care de obicei sunt foarte ocupate. Este destul de greu sa ai un astfel de program si ar fi bine ca el sa dureze maxim cativa ani, deoarece este epuizant. Vrem sa realizam cat mai multe treburi in timp cat mai scurt, dar daca ne afecteaza sanatatea, atunci nu putem vorbi de eficienta pe termen lung. Daca esti nevoit sa apelezi la aceasta metoda, reciteste articolul despre prioritizare si incearca sa delegi cat mai multe din treburile ultimelor doua categorii (urgente dar neimportante si pe cele care nu sunt nici urgente nici importante). Altfel s-ar putea sa nu-ti ajunga timpul pentru cate treburi ai de facut.
- Metoda 4: proiecte paralele. Daca esti ocupat, dar nu atat de mult ca o tanara mamica, ti se potriveste aceasta metoda. Unii oameni nu pot sa se ocupe de un singur proiect pentru o perioada lunga, deoarece sunt nevoiti sa lucreze in paralel la mai multe. Ei ar trebui sa aloce cate 2-3 zile pe saptamana unui singur proiect, apoi alte 2-3 zile altui proiect, in functie de cate obiective vor sa atinga in acelasi timp. Intotdeauna exista un proiect mai important decat altele, caruia e bine sa i se aloce un interval in plus in timpul liber de la sfarsit de saptamana. In acest caz nu se obtin randamente maxime in nici unul dintre proiecte pentru ca nu apuci sa te concentrezi. Risti sa nu poti da ce ai mai bun in tine si sa nu obtii rezultatele de care ai fi capabil. Varianta: te ocupi timp de o saptamana de un proiect, urmatoarea saptamana de altul si asa mai departe, apoi o iei de la capat.
Poti sa incerci pe rand fiecare dintre aceste metode si sa vezi care ti se potriveste mai bine, sau sa le adaptezi programului si obiectivelor tale si sa le imbunatatesti.
Important
Recompensele. La sfarsitul fiecarei zile sau pe parcursul ei ofera-ti recompense; ele sunt importante; vei simti ca faci ceva si pentru sufletul tau, nu doar munca. Ai grija ca pauzele scurte de 10-15 minute dintre activitati sa nu le umpli doar cu alte activitati. E bine ca recompensele sa fie ceva ce te relaxeaza sau te distreaza si mai putin a manca un desert, caci altfel risti sa ajungi la a transforma mancatul in obicei nesanatos si te vei ingrasa. In acele pauze sau la sfarsitul zilei poti asculta muzica, viziona un film (sau o parte dintr-un film, daca esti o persoana foarte ocupata), poti citi, te poti relaxa, sau ai putea sa te plimbi in parc. Important este sa fie obiceiuri bune, care te ajuta atat pe moment – sa simti ca te recompensezi pentru eforturile depuse, cat si pe termen lung.
Eficienta. Eficienta inseamna a realiza cat mai mult in timp cat mai scurt. Unii oameni sunt mai eficienti decat altii si acelasi om care realizeaza mai mult timp o activitate, dupa o vreme este mai eficient decat la inceput, pentru ca invata sa o faca mai repede. Dar cum ajungem sa fim tot mai eficienti si sa castigam timp prin asta? Pentru inceput ne punem intrebarea: cat ii ia unui om eficient sa indeplineasca aceasta sarcina si cat imi ia mie? Trebuie sa fii realist si sa estimezi corect pentru a sti de cat timp ai nevoie; altfel vei depasi intervalul pe care ti-l aloci si iti vei da peste cap programul. Apoi trebuie sa te straduiesti zilnic mai mult si sa te concentrezi in a termina sarcina respectiva in timp tot mai scurt decat cel alocat, pana cand te vei apropia de timpul in care ar rezolva acea sarcina un om eficient. Autodepasirea te va motiva pe viitor.
Daca ti se pare prea multa informatie, respira profund, relaxeaza-te si ia-o incet. Pentru inceput incearca sa fii doar atent la ce ai aflat nou, fara sa faci nimic. Daca esti interesat de subiect si vrei sa imbunatatesti felul in care iti organizezi timpul, dupa o perioada scurta vei sesiza ca mintea ta incepe sa te ajute. Ea singura va veni cu idei despre ce ai de facut pentru a avea mai mult timp liber. Te vei surprinde cautand deodata solutii pentru petrecerea timpului liber, sau gandindu-te sa-ti aloci zilnic 30 de minute pentru invatarea unei limbi straine. Orice mare realizare a inceput cu un gand mic si cu un prim pas.
Tu prin ce metode iti organizezi timpul?
Prioritizarea. Cum reusesc sa-mi duc la bun sfarsit toate sarcinile
Am ratat intotdeauna multe lucruri importante pentru ca eram prea ocupata. Ocupata cu a fi ocupata. Sunt si acum, insa am descoperit o arma care ma ajuta sa ma organizez chiar si atunci cand sunt coplesita de treburi. Acum pot sa fac loc in viata mea oricaror activitati care sunt importante pentru mine.
”Cheia este nu a prioritiza ce este in programul tau, ci a-ti programa prioritatile.” (Stephen Covey)
Sunt maniaca in a-mi urmari obiectivele cu seriozitate maxima. Sunt convinsa ca doar muncind zilnic pentru visele mele voi reusi sa le vad implinite. Mereu am facut o prioritate din ele. Insa sunt foarte atenta la detalii si am un mare talent in a complica lucrurile – iar de aici nevoia de simplificare a tuturor aspectelor vietii. In acest fel, distragerile pentru mine sunt mai multe decat pentru altii. Inainte de a descoperi aceasta metoda salvatoare mi se parea ca tot timpul intervine ceva urgent de facut. Cum proiectele mele de viitor sunt cu bataie lunga, mi se parea firesc sa le aman pentru a rezolva treburile urgente. Dar tot timpul se iveau mai multe distrageri si treburi marunte, iar eu aveam tendinta sa rezolv ce e usor si rapid mai intai. Simteam ca pot sa ma concentrez mai bine asupra acelui lucru important dupa ce stiu ca nu mai am alte probleme care asteapta sa fie rezolvate. Insa rareori imi mai ramanea timp pentru proiectele mele. Le amanam mereu. Si asa au trecut ani. Cu cat trecea mai mult timp, cu atat mai frustrata deveneam. Progresele mele erau infime, iar visul meu departe.
Cum reusim oare sa lasam deoparte ce este cel mai important pentru noi? De ce ne lasam furati de mirajul tehnologiilor moderne si nu vedem ca dincolo de avantaje, ele ne acapareaza viata? Eu sunt prima care sustine ca toata tehnologia care ne inconjoara este un dar nepretuit si trebuie s-o folosim. Insa cu moderatie, cu control si in mod programat. Altfel, riscam sa traim mai mult o viata virtuala decat una reala. Si cel mai grav: nu ne va ramane timp si energie pentru cele mai importante proiecte ale noastre. Cum reusesc unii sa rezolve o multime de treburi pe parcursul unei zile, iar altii nici macar doua-trei?
Raspunsul este prioritizarea. Ca sa poti rezolva cat mai multe treburi intr-un anumit interval de timp, trebuie sa te gandesti ce este cel mai important pentru tine. Exista patru tipuri de activitati si este de preferat sa le faci in ordinea urmatoare. Continue reading
Simplificare: timpul petrecut online II (alte 15 metode eficiente)
Ma preocupa mult ideea de a-mi simplifica viata si a ma organiza cat mai bine, incat sa fac multe treburi in timp scurt. Vreau sa nu ma las coplesita de tehnologii si internet, dar in acelasi timp sa extrag cele mai valoroase informatii pentru mine.
Cu atentie si cu adoptarea unor obiceiuri bune, se poate petrece online doar atat timp cat vrei sau cat iti acorzi. Orice fel de program si stil de viata ai avea, poti gasi solutii care sa te ajute sa te bucuri de magia internetului si sa iesi in avantaj.
Poti fi o mamica ce se lasa ”furata” de cumparaturi online sau de informatii despre copii, in timp ce trebuia sa-ti scoti copilul la plimbare. Poti fi un tanar mai mult sau mai putin dependent de jocuri, sau o persoana care are conexiune de internet la serviciu, iar verificarea mailului aluneca adesea in chat sau citit de forumuri. Tot mai multa lume descopera retelele de socializare, unde am putea sa ne irosim tot timpul liber si chiar mai mult, citind statusuri sau citate celebre ori admirand poze.
Faptul de a fi conectati cu tot globul este fascinant. De cand cu smartphone-ul, totul este si mai rapid, si mai atractiv, pentru ca o lume intreaga se afla in buzunarul tau si la o atingere de deget distanta. Iar tu sti ca in fiecare moment se intampla lucruri, chiar daca multe din ele nu te privesc si nu iti folosesc. Insa curiozitatea este mare si te abtii cu greu sa-ti verifici conturile in fiecare interval de cateva minute pe care il ai liber.
Mai este apoi si nevoia de validare. Sa recunoastem: toti o avem. Vrem sa stim ca suntem apreciati, chiar si virtual, pana si de catre oameni pe care abia ii cunoastem, sau cu care nu ne-am intalnit de ani de zile.
Internetul este foarte tentant, nu trebuie sa te simti vinovat ca uneori pierzi controlul. Ca orice alta problema si aceasta are mai multe solutii. Pe langa cele douasprezece idei de simplificare a timpului petrecut online, pe care ti le-am dat in articolul trecut, azi mai ai inca cinsprezece. Aplica-le pe cele care ti se potrivesc mai bine.
Foloseste cat mai eficient si productiv timpul liber din week-end. Gandeste-te daca la sfarsit de saptamana ai disponibil un interval mai mare de timp pe care sa-l aloci internetului. Eu am de obicei si profit de el pentru a-l umple cu activitati importante, dar nu atat de urgente incat sa ma ocup de ele zilnic. De exemplu, ma documentez pentru blog legat de anumite teme, de nevoile cititorilor, citesc despre blogging in general, fac legaturi intre articole mai vechi, etc. Tot la sfarsit de saptamana ma ocup mai mult de Facebook si caut pagini interesante care ma inspira, sau imi iau informatii care ma intereseaza de pe paginile pe care le-am apreciat deja. (Dupa cum am spus, eu chiar folosesc Facebook ca pe o unealta excelenta de dezvoltare). Week-end-ul este perfect pentru a studia mai amanuntit informatiile pentru care nu ai timp in celelalte zile.
Seteaza sonerii discrete la mobil daca nu ai nevoie sa afli imediat ce se intampla online. Chiar daca in timp te obisnuiesti cu soneriile aparatelor tale, ele tot stresante sunt, atat pentru tine, cat si pentru cei din jurul tau. Evita sunetele stridente care pot deranja.
Fa-ti o adresa de mail sau conturi separate pentru contactele importante cu care trebuie sa fii in legatura constant. Daca serviciul sau afacerea pe care o ai necesita sa fii conectat non stop la internet de pe mobil, atunci separa ce este important de restul. In acest fel vei fi disponibil doar pentru persoanele si problemele arzatoare, iar pe celelalte le vei verifica o data sau de doua ori pe zi, in intervalul sau momentul alocat de tine in mod intentionat. Faptul de a fi disponibili continuu este o mare sursa de stres in viata noastra atat de trepidanta. Sta insa in puterea noastra sa ne simplificam viata. Chiar si a celor mai ocupati dintre noi. Exista solutii la orice.
Incearca sa ai conversatii scurte prin internet. Cauta sa fii concis in exprimare si sa nu prelungesti inutil unele discutii pe Skype sau pe alte canale de comunicare online, mai ales cand nu prea ai timp. De obicei ar trebui sa poti incheia o discutie din cateva fraze si idei pe care vrei sa le comunici. Daca este nevoie, scrie-ti dinainte cele cateva idei pe care vrei sa le discuti si epuizeaza-le rapid in timpul convorbirii, pentru ca apoi sa inchei conversatia cat mai repede. Din nou, eu sunt prima care trebuie sa invete asta.
Planifica-ti timpul alocat lecturii pe internet. Desi ador cartile tiparite pentru emotia pe care mi-o dau cand le vad si cand le ating, sau pentru mirosul lor, in ultimele luni am citit doar carti in format electronic. Rareori citesc carti online, insa citesc si frunzaresc multe articole, bloguri si alte site-uri. Am tendinta sa deschid multe pagini si trimiteri, mai ales cand documentez unele articole pentru blog. Adesea mi s-a intamplat sa uit de mine citind (lucruri foarte interesante dealtfel), in timp ce trebuia sa rezolv alte treburi. In ce priveste activitatea de documentare a articolelor pentru blog, am gasit cateva idei despre care voi scrie cu alta ocazie. Pentru articolele pe care le gasesc navigand pe internet si pe care vreau sa le citesc in acea zi, am gasit solutia simpla de a le salva intr-un folder la Favorite, pentru a le citi seara sau cand am planificate 20-30 de minute de lectura.
Evita sa treci de la un subiect la altul si sa intri dintr-o pagina in alta daca timpul nu-ti permite. Cand descoperi ceva foarte interesant, aplica metoda de mai sus: deschide pagina si salveaz-o intr-un folder la Favorite pe care sa-l denumesti ”de citit”, sau ”mai tarziu” de exemplu. Vei reveni poate seara inainte de culcare, daca ai un sfert de ora sau mai mult alocat sa citesti ce ai gasit interesant in timpul zilei. Sau poti sa salvezi zilnic cate ceva acolo si sa citesti abia in week-end cand ai mai mult timp.
Daca iti tii fisierele stocate pe internet, atunci pastreaza-le ordonate si revizuieste-le periodic. Foloseste site-urile si arhivele in mod organizat de la inceput, pe domenii de interes.
Pastreaza-ti inboxul curat. Invata sa treci o singura data prin fiecare mail. Daca iti verifici mailul la sfarsitul zilei, vezi ce e de facut: mailurile care trebuie citite urgent, deschide-le pe loc si rezolva-le sau raspunde, iar pe celelalte arhiveaza-le pe domenii. Ce nu e urgent, dar important, poate merge intr-un folder denumit ”important”, pe care il golesti saptamanal, rezolvand problema respectiva. Ideea este ca la sfarsitul zilei sa ai un inbox curat.
Trebuie sa ai neaparat intervale de timp din zi in care nu esti conectat la internet in care rezolvi toate celelalte treburi pe care le ai de facut si pe care, ideal, ti le-ai programat cu o seara inainte sau dimineata la prima ora. Chiar daca pentru tine una din activitatile online este cea mai importanta, nu este nici o problema sa-ti incepi ziua cu asta (poate esti blogger si lucrezi dimineata), insa nu uita sa-ti rezolvi si celelalte treburi. Alterneaza activitatile online cu cele offline daca e nevoie, in functie de prioritati. Chiar daca munca ta presupune sa fii conectat la internet multe ore pe zi, este sanatos sa te deconectezi din cand in cand.
Aloca-ti macar o zi pe luna in care sa traiesti fara internet. Este ca o zi de post si la fel de tamaduitoare. Postul te ajuta fizic si spiritual, iar lipsa internetului te ajuta mental si emotional. Ofera-ti acest cadou si vei fi surprins de cat de bine te simti, cat de liber, creativ, relaxat si reconectat cu tine insuti, cu natura sau cu oamenii. Concentreaza-te pe alte lucruri care iti fac placere. Pamantul se va invarti la fel si totul va fi in regula chiar daca nu esti prezent online.
Aminteste-ti ca nu poti sa sti niciodata totul. Intr-o zi mi-am dat seama de acest lucru si a fost o mare eliberare pentru mine. Sunt extrem de curioasa si as vrea sa stiu totul. Aveam tendinta sa ”pescuiesc” cat de mult puteam din domeniile ce ma intereseaza. Insa pur si simplu exista atat de multa informatie in lumea virtuala, incat este imposibil ca un om s-o poata asimila vreodata. Indiferent cate pagini, retele, site-uri sau bloguri vizitezi, mai sunt milioane de altele asemanatoare. Nu sti niciodata daca nu cumva sunt o mie altele mult mai bune decat ce ai gasit tu pana in acest moment. Eu caut intotdeauna expertii in domeniile pe care le studiez si apoi daca mai am timp, alte surse de informare. Insa chiar si asa, zilnic apar specialisti in orice domeniu, sau noi inovatii, noi idei, tot mai bune, tot mai multe. Nu merita sa te stresezi pentru ca oricum nu poti sti totul vreodata. De aceea este mai bine sa simplifici si sa selectezi informatia care este cu adevarat importanta pentru tine.
In intervalele de timp scurte pe care le ai libere in timpul zilei fa lucruri simple si utile. Ele pot fi online sau offline. Si in cazul lor functioneaza regula prioritizarii. Sunt intervale libere de 10 minute in care este mai bine sa-ti verifici scurt conturile de pe internet, sau alte momente scurte din zi in care ar fi mai bine sa te relaxezi sau sa iesi la aer curat si sa-ti odihnesti ochii inchizandu-i cateva minute. Depinde ce este mai important pentru tine si ce ritm de viata ai.
Creeaza o rutina zilnica a tuturor acestor activitati online. Incearca sa fii constant pe cat posibil si sa te ocupi zilnic de activitatile foarte importante si urgente. In acest fel nu se vor acumula prea multe in anumite zile sau in week-end.
Creeaza o rutina saptamanala a unor activitati online. O parte din treburi nu necesita multa atentie si e suficient sa te ocupi de ele o jumatate de ora o data pe saptamana. La mine sunt acele activitati carora le fac loc in programul meu in week-end.
Planifica-ti treburile importante in scris, atat pe cele care au cat si pe acelea care nu au legatura cu internetul. Cand nu planifici, risti sa uiti si sa lasi treburi nerezolvate. Ele pot fi chiar activitati pe calculator, dar care nu necesita acees la internet. Este bine sa incluzi aici si treburi mai putin importante si mai putin urgente, cum ar fi relaxarea, cititul unei carti, joaca impreuna cu copiii, bautul unei cani de ceai, etc. Astfel, nu vei risca sa te lasi luat de valul internetului si sa uiti ca ai o viata si ca bucuriile marunte si adevarate conteaza, iar pe acestea le traim impreuna cu cei dragi sau singuri, facand lucruri cu adevarat importante pentru calitatea vietii.
S-ar putea sa nu ai nevoie de toate aceste metode de simplificare a timpului petrecut online, insa m-am gandit si la cei mai dependenti dintre noi. Stiu ca internetul este foarte tentant, mi se intampla si mie. Ma straduiesc insa sa imi organizez cat mai bine timpul liber si sa ma disciplinez incat sa nu mai pierd timp pretios cu ceea ce conteaza prea putin.
Vor urma si alte articole in care voi trata mai in amanunt activitati specifice legate de internet, deoarece sunt foarte multe si fiecare folosim o anumita combinatie a lor, in functie de genul de serviciu pe care il avem, de pasiuni, de stilul de viata sau de interese.
Despre ce activitati pe internet vrei sa citesti in urmatoarele articole? Unde ai tu nevoie de simplificare?
Sursa foto: Pinterest